|
Introduzione
L'archivio di abaco è il componente per l'archiviazione, il controllo e
la ricerca rapida di documenti elettronici ed è integrato con la posta
elettronica, i contatti, le attivita', il calendario e le altre funzioni di
Abaco.
Archiviazione di un documento
Cliccare con il tasto destro del mouse sulla lista archivio per iniziare
ad archiviare un documento, oppure trascinare un documento dalla propria
cartella dei documenti alla lista archivio per iniziare ad archiviare un
nuovo documento. Cliccare su tipo documenti per selezionare la tipologia di
appartenenza del documento (es. fatture acquisti) e selezionare
l'anagrafica. Selezionare poi gli utenti che potranno visualizzare e
modificare il documento archiviato. Indicare nella stringa di ricerca delle
parole utili ai fini della ricerca del documento.
E' possibile associare all'evento
elementi interni di Abaco tramite la funzione "elementi collegati"; tramite
questa funzione è possibile associare attivita', file archiviati,
appuntamenti , documenti
di vendita (es.fattura riguardante il costo dell'appuntamento), email e
altri elementi di abaco. Cliccare con il tasto destro sulla lista elementi
collegati per associare o gestire gli elementi.
Cliccare con il tasto destro del mouse sulla lista documenti per
aggiungere e gestire il documento archiviato.
Cliccare sul bottone utente e scrivere eventuali annotazioni.
Cliccare su "inserisci nuovo utente" per creare un nuovo utente in Abaco
ed inserirlo nell'evento.
Cliccare sulla funzione "preferenze utente" per personalizzare le scelte
di lettura-scrittura della lista degli utenti.
Cliccare sulla clessidra per rilevare in automatico il tempo di utilizzo
dell'appuntamento.
Cliccare su "inserisci nuovo tipo" per inserire una nuova tipologia di
archivazione.
Acquisisci
da scanner
Cliccare con il tasto desto del mouse sulla lista dei documenti in una
nuova archiviazione oppure sulla lista dell'archivio per acquisire un
documento da scanner. Abaco usera' le impostazioni predefinite dello scanner
ed inserira' l'immagine acquisita come documento pronto da archiviare. Per
modificare le opzioni dello scanner vedere la sezione preferenze utente.
Visualizza
cronologia
Questa funzione permette di tenere traccia delle modifiche effettuate al
documento, permettendo di visualizzare il documento prima che fosse
modificato.
Fare doppio click per aprire un documento archiviato, cliccare con il
tasto destro sulla lista documenti e poi cliccare su visualizza cronologia.
Verranno visualizzate tutte le modifiche effettuate dagli utenti e la data
di modifica; fare doppio click per visualizzare il documento allo stato in
cui era prima di essere modificato.
Utilizzo delle visualizzazioni
Utilizzare la barra del menù per gestire la visualizzazione
dell'archivio:
1) Nuova archiviazione: cliccare per iniziare ad archiviare un nuovo
documenti.
2) Elimina archiviazione: cliccare per eliminare i documenti selezionati.
3) Stampa archivio: imposta ed esegue la stampa della visualizzazione
corrente.
4) Annulla selezione: annulla le scelte effettuate nella barra del menù e
svuota la lista.
5) Cerca cliente: premere F2 per filtrare la visualizzazione di un solo
cliente. Premere invio per attivare il filtro.
6) Cerca anno: selezionare un anno per filtrare la visualizzazione per
anno di archiviazione. Premere invio per attivare il filtro.
7) Cerca protocollo: digitare un protocollo e premere invio per filtrare
la visualizzazione.
8) Cerca stringa di ricerca: digitare una o più parole e premere invio
per filtrare la visualizzazione.
9) Tutto-da data a data: cliccare su tutto oppure selezionare un periodo
di date per filtrare la visualizzazione.
10) Cerca per tipo documento: cliccare su una o più tipologie per
filtrare la visualizzazione.
11) Cerca in archivio: aggiorna la visualizzazione corrente.
12) Acquisisci da scanner: cliccare per acquisire un'immagine dallo
scanner
Cliccare con il tasto destro del mouse sulla lista per eseguire ulteriori
funzioni.
Preferenze utente
Per personalizzare le visualizzazioni e le altre scelte dell'archivio,
cliccare su utilita'-preferenze utente-varie.
In opzioni di scansione cliccare su seleziona scanner per selezionare
quale driver utilizzera' abaco per eseguire la scansione.
In caso di scansione da file, selezionare il percorso dove verra' salvato
il file acquisito ed eventualmente il programma di scansione che verra'
avviato automaticamente da Abaco.
Permessi e autorizzazioni
Cliccare su utilita'-gestione profili utenti, selezionare l'utente e
cliccare su avanzate.
- Permessi: imposta i permessi che l'utente selezionato ha nei confronti degli
altri utenti.
Cliccare su "preferenze permessi" per personalizzare le scelte di
lettura-scrittura della lista degli utenti.
Consenti modifica utente su rileva tempi: permette di modificare
l'utente nella funzione "rileva tempi" all'interno dell'appuntamento.
Gestione gruppi utenti: selezionare i gruppi di appartenenza
dell'utente.
- Autorizzazioni: imposta le autorizzazioni che gli altri utenti hanno
nei confronti dell'utente selezionato.
|