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Introduzione
Le gestione attivita' di abaco è il componente per la
pianificazione delle attivita' ed è integrato con la posta
elettronica, i contatti, il calendario e le altre funzioni di
Abaco.
Creazione di una
nuova attivita'
Cliccare con il tasto destro del mouse sulla lista delle attivita' ed
iniziare a digitare l'oggetto dell'attivita'. Indicare una data inizio e una
scadenza, gli utenti interessati all'evento ed eventualmente il contatto a
cui fa riferimento l'attivita'. Cliccare su riservato in modo che gli utenti
NON interessati non abbiano la possibilita' di vedere e modificare
l'attivita'.
Cliccare su promemoria, indicando la data e l'ora
in cui si vuole essere avvisati. Scrivere nel corpo dell'evento varie
annotazioni, utilizzando il bottone "utente" o "cliente" per tenere traccia
di eventuali informazioni riguardanti l'attivita'.
E' possibile associare
l'elemento uno o più file e documenti di lavoro, cliccare con il tasto
destro sulla lista dei file di lavoro o trascinare un file all'interno della
lista per inserire un nuovo file. E' inoltre possibile associare all''attivita'
elementi interni di Abaco tramite la funzione "elementi collegati"; tramite
questa funzione è possibile associare appuntamenti, file archiviati, documenti
di vendita (es.fattura riguardante il costo dell'attivita'), email e
altri elementi di abaco. Cliccare con il tasto destro sulla lista elementi
collegati per associare o gestire gli elementi.
Cliccare sul menù priorita' per cambiare la priorita'
dell'attivita'. A seconda delle selezione, nella lista verra'
visualizzata un'icona diversa.
Se l'attivita' deve essere fatturata al cliente, selezionare la voce
"attivita' per la quale sara' emessa fattura"; gestire la fatturazione degli
elementi tramite la funzione "elaborazioni periodiche-fatturazione
attivita'". In caso l'attivita' fosse collegata ad una serie di altri elementi
correlati tra loro, è possibile assegnare un codice commessa comune agli
elementi.
Gli utenti interessati all'attivita' possono far parte di un gruppo di
lavoro. Selezionare il gruppo interessato, oppure cliccare sulla funzione
"inserisci nuovo gruppo di lavoro" per creare un nuovo gruppo di lavoro.
Cliccare su "inserisci nuovo utente" per creare un nuovo utente in Abaco
ed inserirlo nell'attivita'.
Cliccare sulla funzione "preferenze utente" per personalizzare le scelte
di lettura-scrittura della lista degli utenti.
Cliccare sulla clessidra per rilevare in automatico il tempo di utilizzo
dell'attivita'
Ricorrenze
Cliccare sull'icona ricorrenza 
per creare un'attivita' ricorrente. La ricorrenza può essere giornaliera,
settimanale, mensile o annuale, può avere un termine o durare all'infinito.
Cliccare sul criterio di ricorrenza per gestire le varie selezioni.
In visualizzazione le attivita' ricorrenti saranno visualizzate con
una particolare icona.
In modifica di un'attivita' ricorrente verra' visualizzata la seguente
scelta:
Selezionare "apri la ricorrenza" per modificare la singola
attivita',
selezionare "apri la serie" per modificare l'intera ricorrenza.
Non è possibile modificare il criterio di ricorrenza, eliminare la serie
e creare una nuova ricorrenza.
In caso di eliminazione di una ricorrenza verra' visualizzata la seguente
scelta:
Selezionare "elimina la ricorrenza" per eliminare la singola
attivita', selezionare "elimina la serie" per eliminare l'intera
ricorrenza.
Rileva tempi
Cliccare su rileva tempi  per
gestire le seguenti funzioni:
1) rileva tempi: indicare i tempi, le spese sostenute e i costi Km
riferiti all'attivita'..
2) Elenco movimenti: permette di modificare o di eliminare i tempi e i
costi rilevati.
3) Dati per fatturazione: espone un dettaglio dei costi e dei ricavi
dell'appuntamento. Vedere la sezione fatturazione attivita' per maggiori
informazioni.
4) Riepilogo tempi e costi: riepiloga i costi dell'attivita'.
Utilizzo delle visualizzazioni
Utilizzare la barra del menù per gestire le funzioni principali e per
gestire la visualizzazione:
1) Nuova attivita': cliccare per creare una nuova attivita'.
2) Elimina attivita': cliccare per eliminare le attivita' selezionate.
3) Stampa attivita': imposta ed esegue la stampa della visualizzazione
corrente.
4) Aggiorna attivita': aggiorna la visualizzazione corrente.
5) Accedi alla posta in arrivo: cliccare per interfacciarsi con la posta
in arrivo di Microsoft Outlook. Selezionare una email e fare doppio click o
utilizzare il tasto destro per trasformare una email di Outlook in
un'attivita' di Abaco.
6) Evase degli ultimi n. giorni: scrivere il numero dei giorni
antecedenti la data odierna per visualizzare le attivita' evase.
7) Utenti: cliccare su uno o più utenti per visualizzare le attivita'
degli utenti selezionati.
8) Digitare una parola-filtra: scrivere una parola e premere invio oppure
cliccare su filtra per cercare nella lista.
9) Cerca in tutta la base dati: cliccare per cercare un'attivita' in tutto
l'archivio di Abaco.
10) Visualizza anteprima: cliccare per abilitare o disabilitare
l'anteprima delle attivita'.
Cliccare con il tasto destro del mouse sulla lista per eseguire ulteriori
funzioni.
Preferenze utente
Per personalizzare le visualizzazioni e le altre scelte delle attivita',
cliccare su utilita'-preferenze utente.
Visualizza le attivita' aperte dei prossimi n giorni: visualizza le
attivita' che hanno la scadenza superiore al numero dei giorni indicati dalla
data odierna.
Visualizza le attivita' aperte dei prossimi n giorni:visualizza le
attivita' evase antecedenti al numero dei giorni indicati dalla data odierna.
Attiva clessidra quando un'attivita' è aperta: all'apertura di una nuova
attivita' si avvia la rilevazione dei tempi.
Attiva clessidra quando un'attivita' è aperta: all'apertura di un
nuova attivita' si avvia la rilevazione dei tempi.
Visualizza anteprima: cliccare per attivare l'anteprima.
Permessi e autorizzazioni
Cliccare su utilita'-gestione profili utenti, selezionare l'utente e
cliccare su avanzate.
- Permessi: imposta i permessi che l'utente selezionato ha nei confronti degli
altri utenti.
Cliccare su "preferenze permessi" per personalizzare le scelte di
lettura-scrittura della lista degli utenti.
Consenti modifica utente su rileva tempi: permette di modificare
l'utente nella funzione "rileva tempi" all'interno dell'appuntamento.
Gestione gruppi utenti: selezionare i gruppi di appartenenza
dell'utente.
- Autorizzazioni: imposta le autorizzazioni che gli altri utenti hanno
nei confronti dell'utente selezionato.
Fatturazione attivita'
Cliccare su "Elaborazioni periodiche-fatturazione attivita'" per fatturare
e gestire le attivita' contrassegnate come attivita' per la quale verra' emessa fattura.
Clicca qui per vedere un video
dimostrativo.
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