|
Introduzione
Il calendario di abaco è il componente per la gestione e la
pianificazione del calendario ed è integrato con la posta
elettronica, i contatti, le attivita' e le altre funzioni di
Abaco.
Creazione di un nuovo appuntamento
Fare doppio click su uno degli intervalli di tempo del calendario e
iniziare a digitare l'oggetto dell'appuntamento. Indicare poi il luogo, la
data e l'ora di inizio e fine. In caso di giornata intera, selezionare la
scelta "Giornata intera". Selezionare poi gli utenti interessati all'evento
ed eventualmente il contatto a cui fa riferimento l'evento. L'appuntamento
può essere riservato, in questo caso gli utenti NON interessati vedranno nel
calendario la voce "assente", ma non vedranno
l'oggetto e non potranno modificare l'evento. Selezionare la voce
notifica per notificare agli utenti la creazione o la modifica
dell'appuntamento.
Per ricordarsi
dell'evento è possibile assegnare un promemoria, indicando la data e l'ora
in cui si vuole essere avvisati. Indicare nel corpo dell'evento varie
annotazioni, utilizzando il bottone "utente" o "cliente" per tenere traccia
di eventuali informazioni riguardanti l'evento.
E' possibile associare
l'elemento uno o più file e documenti di lavoro, cliccare con il tasto
destro sulla lista dei file di lavoro o trascinare un file all'interno della
lista per inserire un nuovo file. E' inoltre possibile associare all'evento
elementi interni di Abaco tramite la funzione "elementi collegati"; tramite
questa funzione è possibile associare attivita', file archiviati, documenti
di vendita (es.fattura riguardante il costo dell'appuntamento), email e
altri elementi di abaco. Cliccare con il tasto destro sulla lista elementi
collegati per associare o gestire gli elementi.
L'evento può essere mostrato
in visualizzazione come disponibile, provvisorio, occupato o fuori sede; a
seconda della scelta, cambiera' il colore dell'evento nella visualizzazione
del calendario. Cliccare su fuori sede oppure utilizzare il menù "Mostra
periodo come" per gestire queste visualizzazioni. Tramite il menu
"etichetta", è possibile evidenziare nella visualizzazione del calendario
l'evento con dei colori a secondo della scelta fatta.
Se l'appuntamento deve essere fatturato al cliente, selezionare la voce
"attivita' per la quale sara' emessa fattura"; gestire la fatturazione degli
elementi tramite la funzione "elaborazioni periodiche-fatturazione
attivita'". In caso l'evento fosse collegato ad una serie di altri elementi
correlati tra loro, è possibile assegnare un codice commessa comune agli
elementi.
Gli utenti interessati all'evento possono far parte di un gruppo di
lavoro. Selezionare il gruppo interessato, oppure cliccare sulla funzione
"inserisci nuovo gruppo di lavoro" per creare un nuovo gruppo di lavoro.
Cliccare su "inserisci nuovo utente" per creare un nuovo utente in Abaco
ed inserirlo nell'evento.
Cliccare sulla funzione "preferenze utente" per personalizzare le scelte
di lettura-scrittura della lista degli utenti.
Cliccare sulla clessidra per rilevare in automatico il tempo di utilizzo
dell'appuntamento.
Ricorrenze
Cliccare sull'icona ricorrenza 
per creare un appuntamento ricorrente. La ricorrenza può essere giornaliera,
settimanale, mensile o annuale, può avere un termine o durare all'infinito.
Cliccare sul criterio di ricorrenza per gestire le varie selezioni.
In visualizzazione gli appuntamenti ricorrenti saranno visualizzati con
una particolare icona.
In modifica di un appuntamento ricorrente verra' visualizzata la seguente
scelta:
Selezionare "apri la ricorrenza" per modificare il singolo appuntamento,
selezionare "apri la serie" per modificare l'intera ricorrenza.
Non è possibile modificare il criterio di ricorrenza, eliminare la serie
e creare una nuova ricorrenza.
In caso di eliminazione di una ricorrenza verra' visualizzata la seguente
scelta:
Selezionare "elimina la ricorrenza" per eliminare il singolo
appuntamento, selezionare "elimina la serie" per eliminare l'intera
ricorrenza.
Rileva tempi
Cliccare su rileva tempi  per
gestire le seguenti funzioni:
1) rileva tempi: indicare i tempi, le spese sostenute e i costi Km
riferiti all'appuntamento.
2) Elenco movimenti: permette di modificare o di eliminare i tempi e i
costi rilevati.
3) Dati per fatturazione: espone un dettaglio dei costi e dei ricavi
dell'appuntamento. Vedere la sezione fatturazione attivita' per maggiori
informazioni.
4) Riepilogo tempi e costi: riepiloga i costi dell'appuntamento.
Utilizzo delle visualizzazioni
Utilizzare la barra del menù per gestire la visualizzazione del
calendario
1) Nuovo appuntamento: cliccare per creare un nuovo appuntamento.
2) Minuti: cliccare per far apparire un menù a tendina che permettere di
scegliere la fascia oraria della visualizzazione del calendario in minuti
(5-10-15-30-60). Opzione valida solo per la visualizzazione giornaliera e
settimanale lavorativa.
3) Aggiorna calendario: aggiorna la visualizzazione corrente.
4) Stampa calendario: imposta ed esegue la stampa della visualizzazione
corrente.
5) Oggi: porta la visualizzazione del calendario alla data odierna.
6) Giorno: visualizza il calendario in formato giorno.
7) Settimana lavorativa: visualizza il calendario in formato settimana
lavorativa.
8) Settimana: visualizza il calendario in formato settimana.
9) Mese: visualizza il calendario in formato mese.
10) Precedente: porta la visualizzazione al giorno-settimana-mese
precedente.
11) Successivo: porta la visualizzazione al giorno-settimana-mese
successivo.
12) Selezione utente: cliccare sull'utente per visualizzare i suoi
appuntamenti.
13) Selezione gruppi utenti: cliccare sul gruppo per visualizzare gli
appuntamenti del gruppo o dei gruppi selezionati.
14) Sincronizza calendari web: cliccare per sincronizzare gli
appuntamenti con il proprio calendario web.
15) Cerca in tutta la base dati: cliccare per cercare un appuntamento
nella base dati.
Per esportare un appuntamento in formato VCaleldar o ICalendar cliccare
con il tasto destro sull'appuntamento e salvarlo sul pc.
Cliccare con il tasto destro del mouse sulla visualizzazione per
utilizzare le funzioni principali del calendario.
Preferenze utente
Per personalizzare le visualizzazioni e le altre scelte del calendario,
cliccare su utilita'-preferenze utente.
Visualizza per: giorno-settimana-settimana lavorativa-mese: selezionare
il tipo di visualizzazione del calendario all'avvio del programma.
Notifica appuntamenti: selezionare questa scelta per inviare in
automatico alla creazione di un nuovo appuntamento, una notifica agli utenti
interessati.
Attiva etichette "fuori sede" ed "evaso": evidenzia gli appuntamenti
segnati come fuori sede od evaso con un colore specifico.
Visualizza appuntamenti di: visualizza gli appuntamenti di un utente o di
un gruppo all'avvio del programma.
Giorno
- Ogni n.minuti: permettere di scegliere la fascia oraria della
visualizzazione del calendario in minuti (5-10-15-30-60).
Settimana
- Mostra orologio digitale: visualizza un'icona a forma di orologio
sull'appuntamento
- Mostra data scadenza: visualizza la data scadenza sull'appuntamento.
Mese:
- Mostra orologio digitale: visualizza un'icona a forma di orologio
sull'appuntamento
- Mostra data scadenza: visualizza la data scadenza sull'appuntamento.
- Comprimi i giorni di fine settimana: visualizza la finestra dei
giorni sabato e domenica più piccole rispetto alle altre.
- Numero di settimane: visualizza il numero di settimane selezionate
nella visualizzazione.
- Attiva clessidra quando un'appuntamento è aperto: all'apertura di un
nuovo appuntamento si avvia la rilevazione dei tempi.
- Attiva clessidra quando un'appuntamento è evaso: all'apertura di un
appuntamento evaso si avvia la rilevazione dei tempi.
- Non visualizzare nome utente: non visualizza il nome dell'utente
nell'appuntamento in visualizzazione.
- Promemoria predefinito: all'apertura di un nuovo appuntamento viene
impostato un promemoria automatico di n minuti dall'ora dell'inizio
dell'appuntamento.
- Fascia oraria per calendario: selezionare i giorni che verranno
visualizzati ne calendario settimanale lavorativo. Impostare il primo
giorno della settimana lavorativo e la fascia oraria lavorativa.
- Colore sfondo: selezionare il colore di sfondo della visualizzazione
del calendario.
Permessi e autorizzazioni
Cliccare su utilita'-gestione profili utenti, selezionare l'utente e
cliccare su avanzate.
- Permessi: imposta i permessi che l'utente selezionato ha nei confronti degli
altri utenti.
Cliccare su "preferenze permessi" per personalizzare le scelte di
lettura-scrittura della lista degli utenti.
Consenti modifica utente su rileva tempi: permette di modificare
l'utente nella funzione "rileva tempi" all'interno dell'appuntamento.
Gestione gruppi utenti: selezionare i gruppi di appartenenza
dell'utente.
- Autorizzazioni: imposta le autorizzazioni che gli altri utenti hanno
nei confronti dell'utente selezionato.
|