Procedura per esportare i dati contabili da Abaco Aziendale a Sispac/Cosmo

Passaggi preliminari:

• Controllo abbinamenti.

Il controllo abbinamenti serve per associare e convertire causali contabili, aliquote IVA, conti contabili e codici pagamento da un applicativo all’altro. (es. la causale contabile ACQ di Abaco va abbinata alla causale 00100 di Sispac)

Lanciando il programma di controllo abbinamenti il programma legge i dati contabili di Abaco e verifica che questi abbinamenti esistono.

Nell’esempio riportato nella figura precedente si può notare che è stata lanciata la procedura di controllo abbinamenti dal 01/01/2009 al 31/12/2009 controllando i movimenti contabili che toccano la contabilità generare (Co.Ge.) il registro acquisti e il registro vendite.

Si può notare anche che nelle opzioni è stato scelto di considerare i codici IVA uguale a ai codici IVA di Osra e il PDC simile a quello di Orsa, questo significa che non è necessario abbinare le due tabelle ma per i codici IVA è importante che quelli usati in Abaco siano gli stessi usati in OSRA e che per il PDC la struttura sia simile eliminando lo zero iniziale nei livelli di conto di Abaco.

N.B. E’ importante anche valutare che i conti a parità di codice siano effettivamente lo stesso conto. Questo necessita un coordinamento con il commercialista che ha il programma di Osra.

Per effettuare gli abbinamenti (per esempio le causali contabili) la procedura va eseguita dal programma “Abbinamenti” - “Abbinamenti per export dati” - “Abbinamenti Causali Contabili”.

Nel riquadro in alto sono elencate le causali presenti nel programma Osra, nel riquadro in basso a sinistra sono presenti le causali Abaco non abbinate, infine nel riquadro in basso a destra le causali Abaco abbinate o che vogliamo abbinare alla causale Osra evidenziata in grigio.

N.B. Non è necessario abbinare tutte le causali presenti nel riquadro “Causali Abaco non abbinate” ma è necessario abbinare solo quelle che si pensa di aver usato o che il programma di controllo abbinamenti da per non abbinate.

Altro controllo importante da effettuare è verificare che la tabella “Costanti abbinamenti mov. PN” sia compilata.

Queste costanti sono necessarie e devono essere tutte correttamente compilate.

N.B. Si ricorda che la causale contabile Osra è formata da un prefisso e una causale. Per esempio la causale 00104 Acquisti merci non destinate alla rivendita e formata dal prefissi 00 e dalla causale 104, se volessimo in Osra caricare una nota di credito di un acquisto non destinato alla rivendita useremo la causale 01104 prefisso 01 causale 104; questo significa che se in Abaco abbiamo una causale NCA per le note di credito acquisti, avremmo bisogno di abbinarla alla casale 01104. Se tale causale Osra non dovesse comparire tra le causali disponibili va caricata a mano.

Creazione file per Osra:

Una volta verificato che il controllo abbinamenti sia andato a buon fine, si può procedere con l’esportazione dati

Spieghiamo campo per campo:

Applicativo: va specificato il programma che possiede il commercialista.

Metodo esportazione: Floppy compresso (se si usano i floppy per trasportare i dati al commercialista) Archivio compresso (se si intende mandare il file via mail o tramite chiavetta USB). Il metodo floppy è in disuso.

Data Registrazione: periodo da/a per cui si vuole esportare i movimenti. Il bottone che nell’esempio sopra riporta la scritta settembre/2009 varia a seconda del mese con qui si fa l’export, in questo caso ci troviamo in ottobre e il programma presume si vogliano esportare i dati di settembre. Cliccando su bottone in automatico cambierà le date in “Da 01/09/2009 A 30/09/2009”.

Partite (n. Registrazione): Per selezionare i movimenti da esportare da n. reg. interno di Abaco

Vendite: Spuntando il flag si vogliono esportare le registrazione IVA e PN delle Vendite che vanno dal numero fattura a numero fattura nel periodo di data registrazione specificato.

Acquisti: Spuntando il flag si vogliono esportare le registrazione IVA e PN degli Acquisti che vanno dal numero protocollo al numero protocollo nel periodo di data registrazione specificato.

Corrispettivi: Spuntando il flag si vogliono esportare le registrazione IVA e PN del registro corrispettivi nel periodo di data registrazione specificato.

Solo Co.Ge.: Spuntando il flag “Movimenti P.N” si vogliono esportare registrazione di sola P.N. nel periodo di data registrazione specificato, non esporterà perciò le registrazioni che toccano il registro IVA, i movimenti di apertura e quelli di chiusura conti. Per gli ultimi due, se li si volessero, vanno spuntate gli altri due flag “Mov. Di Chiusura” e “Mov. Di Apertura”.

Opzioni: Vedi sopra “Operazioni Preliminari”. Importante: se durante il controllo abbinamenti questi due flag non sono stati spuntati e importante togliere anche qui la spunta se no il programma convertirà i dati come sopra specificato e non cercherà gli abbinamenti.

Azienda in contabilità: Verificare con il proprio commercialista se lui ha caricato la vostra azienda come contabilità ordinaria o semplificata nel programma di Osra.

Bottone Controllo Abbinamenti: Per comodità si può lanciare il controllo abbinamenti da qui. Il vantaggio è che controllerà solo ciò che abbiamo chiesto di esportare. Importante; se non faccio la verifica abbinamenti e durante l’export risulta qualcosa di non abbinato, il programma ci avverte e blocca l’export uscendo dal programma.

Bottone Esporta: La fase di esportazione avviene in più fasi preparando così le registrazione di Abaco a essere lette dal programma di import di Sispac. Attenzione che se la procedura non dovesse trovare gli abbinamenti a posto si ferma e non procede con la creazione dei file. Alla fine della preparazione del file parte una successiva verifica dei fai e verifica sia la correttezza del tracciato che la quadratura dei movimenti contabili. Se la fase di verifica dovesse trovare delle anomalie, esse verranno elencate in un documento che verrà proposto a video. In questo caso prima di dare i file al commercialista sarà necessario verificare queste anomalie. Attenzione! Eventuali anomalie del file possono provocare errori di runtime nel programma di import di OSRA.

Elenchiamo qui le fasi:

- Scelta della destinazione: Se la destinazione scelta non è un floppy specificare una cartella per esempio il Desktop.

- Se la procedura è andata a buon fine: In pratica non sono state riscontrate anomalie nei file creati verrà visualizzato il seguente messaggio:

- Se la procedura non è andato a buon fine: In pratica la procedura ha riscontrato delle anomalie, verrà visualizzato il seguente messaggio:

In questo case è consigliabile visualizzare e analizzare gli errori con l’aiuto del supporto di assistenza. Eventualmente stampare il rapporto. In questo caso il file sarà comunque generato ma potrebbe generare degli errori in fase di import dal programma Sispac.