Mondo Abaco Parcellazione - Manuale d'uso

• Nuovo menu principale

• Parcellazione

• Gestione Incassi

• Prestazioni giornaliere

Nuovo menu principale

Una delle principali novità della versione 2.0 di Mondo Abaco Parcellazione riguarda il nuovo menu principale di accesso alle funzioni del programma.

La grafica è stata completamente rivista, in un ottica “minimalista”, per fare spazio alle nuove funzionalità. La gestione dell’elenco aziende e le relative gestioni quali modifica, elimina, crea nuova azienda sono state tutte spostate sotto il link “Cambio azienda”. All’accesso al programma viene proposta l’ultima azienda sulla quale si stava operando.

In alto a destra troviamo la versione utilizzata e un link “Backup” che permette di salvare i dati su un file compresso da copiare poi su un supporto esterno (chiavetta, cd, disco esterno, ecc...).

Le sezione in basso elenca alcune informazioni utili come ad esempio gli ultimi documenti emessi e le statistiche sul fatturato.

Per un utilizzo ancora più diretto ed immediato del menu principale, sono stati introdotti dei link che permettono, a seconda dei casi, di stampare, dettagliare o modificare le varie operazioni.

Una fattura può quindi essere stampata o inviata via mail direttamente dalla lista

Molte operazioni quotidiane diventano ora più comode e veloci da svolgere grazie al nuovo menu di Mondo Abaco.

Mondo Abaco Parcellazione

Con Mondo Abaco Parcellazione è possibile emettere le parcelle o fatture di consulenza in modo rapido, con un'interfaccia semplice ed intuitiva. Per operare al meglio è sufficiente seguire i pochi passi qui descritti.

1. Caricamento Azienda e layout

2. Anagrafica cliente

3. Anagrafica prestazioni

4. Codici di pagamento

5. Codici IVA

6. Gestione fatturazione

   1. Testata

   2. Corpo

   3. Piede

   4. Scadenze

   5. Modifica documento

   6. Esporta in PDF

   7. Invia tramite EMAIL

   8. Copia da...

   9. Stampa documento

   10. Trasforma proforme in parcelle

   11. Gestione listini

Capitolo 1 -Caricamento Azienda e layout

Nella maschera di caricamento azienda vengono richiesti i dati anagrafici dell'azienda che emettera' i documenti. Nella parte di layout è possibile personalizzare i documenti da emettere: tramite una lista si può scegliere la propria fattura preferita e aggiungere o modificare il logo, l'intestazione e il piè di pagina; nel riquadro anteprima apparira' il modulo in bianco modificato in base alle proprie preferenze. L'intestazione e il piè di pagina sono in formato RTF e quindi completamente personalizzabili. Cliccando su scegli esempio è possibile selezionare uno degli esempi proposti, oppure scrivere, modificare o importare un documento RTF tramite WordPad.
Se si decide di salvare l'azienda senza selezionare nessun layout, il programma creera' un modello di default in base ai dati anagrafici inseriti.

La percentuale di ritenuta d'acconto verra' riportata in automatico durante l'emissione dei documenti.

Capitolo 2 -Anagrafica cliente

In questa maschera è possibile gestire l'inserimento, la modifica o l'eliminazione dell'anagrafica. Se il cliente è nuovo, i dati inseriti saranno memorizzati nell'archivio delle anagrafiche dei clienti.

Capitolo 3 - Anagrafica Prestazioni

Gestisce l'inserimento, la modifica o l'eliminazione di una prestazione. E' possibile indicare il prezzo e il codice iva associato. Se l'articolo è nuovo, i dati inseriti saranno memorizzati nell'archivio.

Capitolo 4 - Codici di pagamento

Nella gestione codici di pagamento indicare il codice e la descrizione, numero di scadenze, e il flag "fine mese", che indica se le scadenze devono essere spostate a fine mese. Per ogni scadenze indicare il numero dei giorni e il tipo pagamento; 0-Rimessa diretta, 1-Ricevuta bancaria, 2-Bonifico. Se ad esempio si inserisce un pagamento di tipo ricevuta bancaria a 30-60-90 giorni fine mese, si dovra' indicare come numero scadenze 3, selezionare il flag "fine mese" e per le tre scadenze abilitate indicare come giorni 30-60-90 e come tipo pagamento 1. I tipi pagamento più comuni sono già precaricati.

Capitolo 5 - Codici IVA

Nella gestione codici iva indicare il codice, la descrizione, il tipo (imponibile, esente...) e l'aliquota. I codici più diffusi sono gia' precaricati, ma è possibile aggiungerne di nuovi.

Capitolo 6 - Gestione fatturazione

Emissione documenti: la maschera è divisa in quattro parti che compongono il documento: testata, corpo, piede, scadenze.

6.1 - Testata

Nella testata inserire innanzitutto i dati del cliente, oppure richiamarne uno gia' esistente tramite il pulsante cerca; richiamando un cliente gia' esistente verranno proposti in automatico il primo numero fattura libero, l'ultima data fattura e l'ultimo codice di pagamento del cliente utilizzato in base al tipo documento (1-Parcella/Fattura 2-Nota di credito 3-Proforma). Nel caso fosse indicato un nuovo tipo di pagamento, verra' aperta la maschera di inserimento codici di pagamento.
E' possibile indicare delle note nella testata della parcella/fattura.

6.2 - Corpo

Nel corpo fare click sulla lista per iniziare ad inserire le prestazioni da inserire nel documento. E' possibile inseire la data prestazioni e, richiamando una prestazione, vengono compilati in automatico la descrizione, la quantità, il prezzo e il codice IVA. Usare il tasto TAB per spostarsi tra le celle, usare il tasto INVIO per creare una nuova riga; in alternativa usare il tasto destro del mouse "inserisci rigo" e "elimina rigo". Utilizzando i bottoni sposta su-sposta giù è possibile cambiare l'ordine delle righe inserite. Se si inserisce un rigo privo del codice prestazione, ma con una descrizione, una quantita' e un prezzo, questo sara' considerato come rigo "Forfait". Nel caso invece di rigo compilato solo nella parte "Descrizione" e non nella quantita' e prezzo, il programma lo interpretera' come rigo "descrittivo", che non influira' quindi nei calcoli dei totali del documento. Cliccando con il tasto destro su un rigo, selezionando la funzione stampa in grassetto, e possibile stampare la descrizione dell'articolo in grassetto.

6.3 - Piede

Nel piede viene riportato il castelletto IVA, il totale imponibile, totale imposta, totale documento e il piè di pagina del documento inserito in fase di caricamento azienda.

Viene calcolato l'importo della ritenuta d'acconto, l'eventuale contributo previdenziale se presente nei dati di base dell'azienda. E' possibile variare le basi imponibili e le percentuali.

Quando viene abilitata la ritenuta d'acconto sul cliente e su uno o più prestazioni nel corpo, verra' calcolata la base imponibile sugli importi delle prestazioni per cui è abilitata la ritenuta d'acconto e verra' calcolato l'importo ritenuta in base alla percentuale indicata. Viene proposta in automatico la percentuale indicata nell'anagrafica azienda.

6.4 - Scadenze

Nella sezione scadenze sono elencate le scadenze costruite in base ai parametri del codice di pagamento selezionato. E' possibile forzare le scadenze e modificarle.

Una volta completato l'inserimento premere il bottone salva per salvare il documento

6.5 - Modifica documento

Cliccando sul bottone "trova" verranno elencati i documenti in ordine decrescente di emissione con la possibilita' di filtrarli tramite la ricerca. Selezionare il documento e fare doppio click o premere OK per modificare il documento. Premere poi sul tasto salva per confermare le modifiche o sul tasto elimina per eliminare il documento.

6.6 - Esporta in PDF

Questa funzione crea un documento PDF del documento emesso usando il modello selezionato nel layout del caricamento azienda.

6.7 - Invia tramite EMAIL

Questa funzione invia automaticamente il documento in formato PDF via email. E' possibile configurare l'invio mail con il proprio account di posta elettronica.

6.8 - Copia da...

Usare questa funzione per emettere una parcella/fattura simile ad un altra già presente in archivio. Nelle lista verranno elencati i documenti copiati di recente oppure tutti i documenti; selezionando un documento, questo verra' copiato sul nuovo documento con la possibilita' di variarlo. Tutti i dati saranno quindi modificabili dall'utente. Gli unici dati che non saranno copiati sono il numero e la data documento.

6.9 - Stampa documento

Tramite questo bottone è possibile stampare il documento visualizzato oppure scegliere i documenti da stampare. E' possibile scegliere uno o più documenti da stampare, da esportare in pdf o da inviare via email.

6.10 – Trasforma Proforme in Parcelle

Questo programma permette di selezionare le parcelle proforma e di generare automaticamente le parcelle/fatture.

6.11 - Gestione listini

La gestione listini permette di indicare per ogni prestazione il prezzo su uno o più listini. Creare il listino tramite la funzione "anagrafica listini". Una volta creato il listino è possibile duplicarlo su uno nuovo. I listini sono esportabili in formato csv ed è prevista anche l'importazione nello stesso formato.

Gestione Incassi

La gestione incassi di Mondo Abaco permette di gestire le scadenze delle fatture emesse tramite la rilevazione degli incassi.

La lista che viene proposta all’accesso al programma presenta l’elenco delle fatture da incassare, ordinate per scadenza. Sulla destra dell’elenco troviamo i link “Incasso” o “Modifica” che permettono di registrare o modificare l’incasso di una determinata scadenza.

Le colonne “Saldato”, “Importo”, “Incassato” e “Da incassare” consentono di aver sotto mano la situazione delle singole scadenze.

Registrazione incassi

Tramite la form di registrazione incassi è possibile rilevare l’incasso o gli incassi riguardanti una singola scadenza. Ogni singola scadenza può avere incassi multipli. Si pensi ad esempio alla registrazione di un insoluto che riapre una scadenza e successivamente il relativo incasso.

Cliccando sul link incasso, il programma propone la registrazione dell’incasso totale. E’ possibile però intervenire sul flag “Saldato” e forzare un importo diverso. Nel caso di forzatura con un importo diverso dal totale verrà proposta automaticamente la differenza sotto forma di abbuono attivo o passivo.

I 2 campi successivi “Tipo incasso” e “Annotazione” sono facoltativi e permettono di segnalare la risorsa effettiva dell’incasso (es. contante, bancomat, bonifico, ricevuta bancaria, ecc...) e di annotare eventuali informazioni specifiche dell’incasso (es. assegno num. xxx del xx/xx/xxxx).

Estratto Conto

Il programma di estratto conto permette di elencare gli estratti conto per cliente con il totale dello scaduto.

La data richiesta nel campo “Visualizza lo scaduto al:” permette di elencare le scadenze da incassare fino ad alla data prescelta.

E’ presente inoltre un bottone di export su csv che consente di importare su excel o su altri sistemi compatibili i dati dell’estratto conto selezionato.

Invio sollecito

Il programma di invio sollecito permette di selezionare uno o più clienti per i quali esistono degli scaduti alla data prescelta.

Una volta selezionato il tipo di sollecito: “Avviso scadenza pagamento”, “Primo sollecito” e “Secondo sollecito”, occorre andare nella sezione “Layout” per personalizzare il testo da inviare ai clienti. N.B.: Il programma manterrà memoria del testo personalizzato per i prossimi invii, distinguando i diversi tipi di sollecito.

Il flag “Memorizza dati” permette di rilevare, per cliente, il tipo e la data dell’ultimo invio sollecito. Successivamente sarà quindi possibile selezionare i clienti ordinando per tipo e per data e decidere a quali clienti inviare i solleciti successivi.

La selezione del tipo pagamento può essere utile, ad esempio, per escludere la tipologia “Ricevuta bancaria” o, al contrario per selezionare solo quest’ultime per inviare un “Avviso” di scadenza della ricevuta bancaria.

Scadenzario

Lo scadenzario permette di avere sotto controllo il flusso degli incassi previsti.

I totali sono raggruppati per giorno con il relativo progressivo. Il tasto “+” permette di vedere nel dettaglio quali sono le scadenze prese in considerazione.

La selezione del tipo pagamento permette di ottenere uno scadenzario mirato ed un più preciso elenco, come ad esempio le ricevute bancarie in portafoglio.

Gestione Effetti

La gestione effetti produce il file CBI per il remote banking e la distinta effetti da consegnare in banca.

Una volta stabilito il periodo delle scadenze da visualizzare, premere sul bottone “Cerca scadenze”, verranno elencate tutte le scadenze di tipo “Ricevuta bancaria”.

La lista evidenzia eventuali codici ABI/CAB mancanti ed è possibile aggiornare l’anagrafica del cliente cliccando sul link “Inserisci”.

Selezionare, o caricare, la banca azienda presso cui presentare la distinta effetti e cliccare sul bottone “Genera effetti CBI”.

Il programma prepara un file chiamato “RIBA” che può essere trasmesso via remote banking.

Contemporaneamente alla generazione del file RIBA viene creata una stampa distinta che può essere utilizzata per la presentazione in banca degli effetti.

Viene proposto un numero distinta che non è vincolante e che può essere modificato.

La generazione effetti crea anche i relativi incassi delle scadenze passando il tipo incasso “Ricevuta bancaria” e la descrizione “Distinta effetti numero nnn del nn/nn/nnnn”.

Per eliminare una distinta effetti occorre entrare nel programma “Elimina incassi” (vedi sotto) e selezionare la data incasso e il tipo “Ricevuta bancaria”. A questo punto selezionare gli incassi da eliminare che hanno nel campo descrizione la data e il numero distinta da cancellare e procedere con l’eliminazione.

Genera Incassi (programma di utilità)

Il programma è stato ideato per consentire di aggiornare la situazione incassi delle proprie fatture da parte di coloro che attivano in un secondo tempo la gestione incassi. Può essere utilizzato, inoltre, per effettuare incassi di scadenze multiple. Si pensi ad esempio ad un incasso globale riferito al saldo di più scadenze di un determinato cliente. In tal caso sarà sufficiente operare tramite la selezione del cliente e selezionare le scadenze da saldare.

Il tipo incasso e l’annotazione (entrambi opzionali) saranno inserite su ogni scadenza selezionata.

Elimina Incassi (programma di utilità)

Questo programma permette di effettuare un cancellazione ricorsiva degli incassi registrati.

E’ utile ad esempio se si vuole eliminare una distinta effetti comprendente diverse scadenze. In tal caso sarà sufficiente selezionare la data della distinta effetti (che corrisponde alla data di incasso) e la tipologia di pagamento “Ricevuta bancaria”, l’elenco conterrà tutte le scadenze in questione con la possibilità di effettuare una selezione completa o parziale.

Alla fine dell’operazione, il programma riporterà a “No” il campo “Saldato” della scadenza.

come fare a …

- inserire un abbuono

nella lista gestione scadenze cliccare su “Incasso”

Inserire poi nel campo importo un valore maggiore a quello da incassare:

Verrà indicato in verde il totale dell’abbuono se questo è attivo. In caso contrario, l’abbuono passivo verrà indicato in rosso.

- gestire incassi multipli per cliente

Cliccare su “Genera incassi” nel menù principale della gestione scadenze

Selezionare le scadenze e cliccare su Salva.

- pagare una nota di credito

nella lista gestione scadenze cliccare su “Incasso”

Cliccare su salva nella gestione incasso per pagare la nota di credito

- incassare direttamente in emissione fatture

In emissione documento, cliccare su incassa nella sezione scadenze per registrare l’incasso della scadenza:

- registrare un insoluto

per registrare un insoluto cliccare su “modifica” nella lista della gestione scadenze

Registrare poi un incasso con importo negativo e come annotazioni indicare “Insoluto”

Prestazioni Giornaliere

La gestione delle prestazioni giornaliere permette di memorizzare le singole operazioni svolte per i clienti e per le quali è prevista una successiva parcellazione.

A seconda delle esigenze, dall'apposito programma di inserimento prestazione, si possono inserire le prestazioni per un cliente con più prestazioni, oppure una prestazione per più clienti.

Gestione prestazioni

Il menu principale elenca le prestazioni inserite e in attesa di essere parcellate.

E' possibile selezionare tutte o solo alcune prestazioni. Cliccando sul titolo della colonna cliente è possibile ordinare i records per clienti e quindi parcellare più prestazioni per un determinato cliente.

Confermando la sezione in basso "Estremi fatturazione" verranno emesse le relative parcelle.

Oltre al programma di inserimento manuale delle prestazioni il programma permette di gestire anche le prestazioni ripetute.

Prestazioni ripetute

Le prestazioni ripetute consentono di memorizzare le informazioni necessarie per effettuare una generazione mensile delle prestazioni.

Il programma "Inserisci prestazioni ripetute" memorizza le informazioni quali: cliente, prestazione, periodicità e importo. Se si opta per il prezzo di listino, questo verrà applicato con il valore trovato al momento della generazione prestazione. Se invece si gestisce il prezzo fisso, sarà cura dell'utente effettuare manualmente le variazioni sulle singole operazioni.

Il programma "Generazione prestazioni" propone elenco delle prestazioni da generare per mese. Viene proposto il mese precedente ma è possibile selezionare il mese desiderato.

L'elenco proposto è da considerare una griglia con un elenco di prestazioni che possono essere selezionate anche in parte. N.B.: il programma non effettua nessun controllo sulle prestazioni eventualmente già emesse e va inteso come programma di supporto che evita inserimenti ripetitivi.

Si consiglia di lanciare questa funzione mensilmente e, nel caso di doppi inserimenti, cancellare le prestazioni doppie direttamente dalla lista delle prestazioni giornaliere.

come fare a …

- Inserire prestazioni giornaliere

Cliccare su “Inserisci prestazione” nella gestione prestazioni e scegliere se inserire le prestazioni per cliente o per prestazione.

Se si sceglie di inserire le prestazioni per cliente, selezionare prima la prestazione, nella griglia in basso verranno elencati tutti i clienti. Selezionare i clienti interessati, inserire una data prestazione o modificare un prezzo e poi cliccare su salva.

Se si sceglie di inserire le prestazioni per prestazione, selezionare prima un cliente, poi per ogni riga nella griglia cliccare su “codice prestazione” per inserire la prestazione.

- Emettere parcelle da prestazioni

Nella gestione prestazioni, selezionare i clienti per i quali emettere parcella e cliccare poi su “Crea documenti”

- Inserire prestazioni ripetute

Per inserire su prestazioni ripetute cliccare su “Prestazioni ripetute-Inserisci prestazioni ripetute” nella maschera di Gestione prestazioni.

Indicare il cliente, il codice prestazione, la periodicità e il prezzo. Lasciare il flag su utilizza prezzo di listino per usare il prezzo di listino del cliente al momento della generazione della prestazione.

- Generare prestazioni  ripetute

Per inserire su prestazioni ripetute cliccare su “Prestazioni ripetute-Genera prestazioni ripetute” nella maschera di Gestione prestazioni.

Selezionare il periodo e i clienti per i quali generare le prestazioni e cliccare su esegui. Le prestazioni generate verranno poi enecate nella gestione prestazioni pronte per essere fatturate.

- Esenzione IVA lettere d'intento: cliccare su tabelle-anagrafiche clienti. Selezionare nella sezione "esenzione IVA-Lettera d'indento" il codice IVA da utilizzare per l'esenzione. Verrà proposta la seguente dicitura che apparirà in stampa del documento:

"IVA non imponibile ai sensi dell'art. 8 c.1, lett. C DPR 633/72 come da Vs. Dichiarazione di Intento N° ..... del .........., da noi annotata nel Registro ..... al N° ..... del ..........". La dicitura deve essere personalizzata inserendo le informazioni ricevute dal cliente e i dati relativi alla registrazione sui propri registri.

In emissione documenti, quando viene richiamato il cliente, se è soggetto ad esenzione IVA, verrà proposto il codice IVA esente indicato in anagrafica cliente.

Stampando il documento, apparirà nel corpo la dicitura indicata in anagrafica cliente.