Manuale Mondo Abaco Fatturazione Elettronica

Con Mondo Abaco Fatturazione Elettronica è possibile creare in modo rapido il file da inviare alla pubblica amministrazione, con un'interfaccia semplice ed intuitiva. Per operare al meglio è sufficiente seguire i pochi passi qui descritti.

  1. Caricamento Azienda
  2. Creazione fatture elettroniche
  3. Gestione file xml
  4. Import da file CSV
  5. Import da Mondo Abaco Gestionale
  6. Conservazione sostitutiva
  7. Fatture ricevute
  8. Manuale PDF

Cosa fa il programma?

- Prepara il file XML secondo le specifiche richieste per l'invio delle fatture alla pubblica amministrazione e ai privati (B2B).

- Lancia il programma di firma digitale presente sul computer in uso e utilizzato dall'utente (Dike di Infocert o ArubaSign di Aruba). N.B.: Coloro che utilizzano un sistema di firma diverso da Dike, possono contattarci per valutare la possibilità di lanciare direttamente la firma all'interno del programma Mondo Abaco Fatturazione Elettronica.

- Invia la fattura direttamente tramite il canale SDI oppure, in alternativa, invia la mail alla pubblica amministrazione tramite la PEC dell'utente.

 

 

Capitolo 1 -Caricamento Azienda

Nella maschera di caricamento azienda è possibile indicare i dati del cedente/prestatore: E' obbligatorio inserire la ragione sociale, la partita IVA, il regime fiscale e i dati della sede. Gli altri dati sono facoltativi.

La stabile organizzazione si riferisce alla sede del cedente non residente che esercita la propria attività economica, producendo reddito nel territorio di un'altra nazione.

Le schede dei dati facoltativi, se inseriti, sono da compilare in ogni loro parte.

Per gestire più di una azienda è necessario attivare una licenza per aziende illimitate. Questa tipologia di licenze è particolarmente indicata per Commercialisti e centri servizi.

 

Capitolo 2 -Creazione fatture elettroniche

Cliccando sul bottone "Gestione fatture" è possibile creare o modificare un documento. Cliccando sul menù in alto "Inserisci fattura" si aprirà la maschera di emissione documenti.

Nella sezione "Cessionario", indicare i dati del cliente al quale verrà emesso il documento. In caso di fatture alla pubblica amministrazione, indicare anche il codice dell'ufficio dell'amministrazione dello stato della fattura, definito dall'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica "indice PA" consultabili da qui.

Per le fatture verso privati: indicare il codice, di 7 caratteri, assegnato dal Sdi ai soggetti che hanno accreditato un canale; qualora il destinatario non abbia accreditato un canale presso Sdi e riceva via PEC le fatture, l'elemento deve essere valorizzato con tutti zeri (0000000) e deve essere indicata la pec del cessionario.

Nei dati generali è obbligatorio inserire il tipo documento, la divisa, la data e il numero del documento.

In caso di ritenuta, indicare anche l'aliquota, l'importo e la causale di pagamento.

I dati documenti correlati non sono obbligatori, inserire qui i dati dei documenti che si riferiscono al documento che si sta emettendo come ddt o contratti

I dati del trasporto non sono obbligatori, si riferiscono ai dati del vettore, ai dati del trasporto e consegna.

I dati beni e servizi sono obbligatori. Il dettaglio linee si riferisce ai righi del documento. Cliccare su inserisci rigo per creare un nuovo rigo, fare doppio click per modificarlo. Indicare il numero linea, la descrizione, il prezzo unitario, il prezzo totale e l'aliquota iva. Se l'aliquota iva é a 0, indicare anche la natura (es. escluso o esente). Gli altri dati sono facoltativi (es. eventuali sconti di rigo). Gli sconti/maggiorazione sono calcolati sul prezzo unitario, ad esempio PrezzoTotale=PrezzoTotale - (((PrezzoUnitario * Percentuale ) ∕ 100) * Quantità) e sono a cascata. La percentuale o l'importo sono alternativi. L'importo dello sconto si riferisce sempre al prezzo unitario, ad esempio PrezzoTotale=PrezzoTotale - (Importo sconto * Quantità).

I dati riepilogo vengono compilati in automatico in base ai dati inseriti nella scheda "dati beni e servizi". Qui vengono riepilogati gli imponibili e le imposte raggruppati per aliquota. E' possibile forzare a mano e modifcare i valori inseriti in automatico. Cliccando su aggiorna, verranno ricalcolati i dati inseriti.

I dati pagamento non sono obbligatori. Se inseriti indicare le condizioni, le modalità e l'importo.

Cliccare sul menù "Esegui controllo formale" per verificare se ci sono errori che potrebbero scartare l'invio del file.

Clicca qui per consultare i suggerimenti per la compilazione della Fatturazione Elettronica.

 

N.B. I campi con lo sfondo giallo sono obbligatori.

 

Fare doppio click su un documento già emesso per modificarlo oppure cliccare con il tasto destro del mouse per eliminarlo.

 

In caso di fattura semplificata, nel cessionario inserire solo la partita iva e il codice destinatario o pec.
Nella sezione Dati generali inserire data e numero.
Nella sezione dati beni e servizi la sezione Dettaglio Linee risulta disabiltiato.
Inserire nella lista della sezione Dati riepilogo la descrizione, l'iva e l'mporto al lordo iva. La percentuale iva e l'imposta sono alternativi.
Cliccare su Inserisci rigo per aggiungere un nuovo rigo dove inserire questi valori.
Tutti gli altri dati sono facoltativi e non verranno presi in considerazione nella creazione del file xml.

 

 

Capitolo 3 - Gestione file xml

- Dal programma di elenco fatture emesse è possibile generare il file XML, firmare e inviare la fattura elettronica. La firma del file avviene attraverso il richiamo del programma di firma presente sul PC in cui è installato Mondo Abaco Fatturazione Elettronica. Ad oggi sono gestiti i sistemi Dike (di Infocert), Arubasign (di Aruba), Firma Certa di Namirial, FIleprotector. Se si possiede un sistema di firma diverso da questi ultimi è consigliabile contattarci per valutare l'opportunità di inserire nel programma il sistema di firma utilizzato. In alternativa è possibile provare ad eseguire il lancio del programma di firma inserendo il percorso del programma in "File/Opzioni firma/Altro" presente nel programma di elenco fatture.

Lo  stato fattura rappresenta i vari passaggi da eseguire per inviare la fattura elettronica.

Ecco l'elenco degli stati:

1 - Compilata: la fattura è stata inserita ed è pronta per essere generata in formato elettronico (xml).

2 - Xml: il file è stato creato e salvato in una cartella interna del programma, è possibile poi salvare con nome il file per controllare la fattura o per inviarla tramite il proprio gestore. Inoltre è possibile stampare la fattura che verrà visualizzata nel browser o nel programma predefinito del proprio pc per il formato xml

3 - Firmata: il file è stato firmato utilizzando il programma Dike di Infocert o ArubaSign di Aruba o altro se installato. Tramite il menù file-opzioni di firma, è possibile indicare il percorso del programma di firma. E' previsto anche l'utilizzo di altri programmi di firma che accettano parametri a linea di comando.

Tramite la funzione Salva con nome, è possibile esportare il file firmato.

4 - Inviata: il programma ha inviato, tramite canali SdI o tramite email, il file della fattura elettronica.

L'invio delle fatture tramite canale SdI richiede la sottoscrizione del contratto di servizio.

Per visualizzare il contratto cliccare su menù ?-Informazioni su presente nella maschera di invio fatture elettroniche.

Se si utilizza l'invio tramite PEC, al primo accesso verrà richiesta la configurazione della propria email PEC. Se l'invio dell'email va a buon fine, tramite la funzione Apri, sarà possibile rivedere l'email inviata.

Una volta inviata la fattura è possibile scaricare la ricevuta cliccando su verifica. In caso di invo tramite SDI, l'acquisizione della ricevuta avviene in modo diretto, in caso di invio tramite PEC, la ricevuta arriverà tramite PEC.

5 - Ricevuta: certifica l’avvenuta consegna al destinatario del file. Se una fattura è in questo stato, è possibile inviarla al sistema di conservazione sostitutiva e non è possibile forzare lo stato. Per annullare una fattura in stato 5 occorre avere una ricevuta di scarto o una notifica di esito, oppure bisogna emettere nota di credito e procedere successivamente alla conservazione sostitutiva della fattura e della nota di credito.

6 - Scartata: la fattura è stata rifiutata. Tramite il tasto destro del mouse è possibile forzare lo stato a 1-Compilata per riemettere la fattura.

Presenza di errori: se durante un import o un controllo formale vengono rilevati degli errori, lo stato della fattura verrà evidenziato in rosso. Modificarla per correggere gli errori prima di inviarla. E' consigliato eseguire sempre un controllo formale prima di procedere alla firma e all'invio.

Tramite il tasto destro del mouse, è possibile forzare lo stato.

 

N.B.: I file creati NON devono essere rinominati perchè il loro nome segue un formato standard richiesto dalle specifiche della fatturazione elettronica.

 

Capitolo 4 - Import da file CSV

E' possibile importare documenti che arrivano da altre piattaforme in formato csv. Cliccare qui per informazioni tecniche.

 

Capitolo 5 - Import da Mondo Abaco Gestionale

Se il cedente ha la stessa partita IVA/codice fiscale di un'azienda inserita in Mondo Abaco Gestionale, verranno elencate le fatture e le note di credito inserite in Mondo Abaco Gestionale con un sezionale di tipo "Fatture elettroniche".

 

Capitolo 6 - Conservazione sostitutiva

La conservazione delle fatture elettroniche dell'Agenzia delle Entrate è disponibile gratuitamente.
Si tratta di un servizio che non richiede nessun intervento da parte dell'utente, in quanto vengono prese in considerazione tutte le fatture inviate e ricevute tramite il Servizio di Intercambio (SdI).
E' sufficiente aderire al servizio, tramite apposita delega, con opzione valida per un triennio.
Il servizio garantisce la conservazione di tutte le fatture dal momento dell'attivazione e per la durata di 15 anni.

Per informazioni sull'attivazione del servizio clicca qui.

Se invece preferisci utilizzare una soluzione a pagamento di terze parti puoi attivare Aruba DocFly.

Per la conservazione sostitutiva con Aruba DocFly cliccare qui

 

Capitolo 7 - Fatture ricevute

 E' possibile importare fatture elettroniche ricevute per visualizzarle e stamparle. Per gli utenti di Abaco Enterprise, Mondo Abaco Gestionale e Parcellazione, il programma effettua la registrazione contabile in automatico.

Si può scegliere di importare singole fatture elettroniche (xml, p7m, zip) o intere cartelle.

In alternativa, il sistema è in grado di scaricare direttamente dal Sdi le fatture elettroniche ricevute.

Per effettuare questa operazione è necessario indicare un codice destinatario nella sezione "Fatture e corrispettivi" del sito dell'Agenzia delle Entrate.

Il codice inserito avrà quindi prevalenza sulla pec indicata dal fornitore. Mondo Abaco è autorizzata al rilascio del codice destinatario in quanto software house accreditata. Chi desidera utilizzare questo metodo può ottenere il codice destinatario inviando il contratto di servizio firmato a info@mondoabaco.it.

Per visualizzare il contratto cliccare su menù ?-Informazioni su presente nella maschera di invio fatture elettroniche.