Mondo Abaco - Manuale d'uso

 

Menu principale

Il menù principale di Mondo Abaco Gestionale propone una semplice scelta dei programmi e permette di avere una visione rapida dei dati inseriti.

E’ diviso in due sezioni: nella parte in alto il menù vero e proprio, con le scelte delle funzioni principali, il salvataggio, il ripristino, il cambio/modifica azienda e il numero di release; la seconda sezione invece elenca le ultime operazioni inserite, raggruppate per argomento. Da qui è possibile modificare e stampare i documenti in modo semplice e immediato.


Cambio Azienda

La gestione dell’elenco aziende e le relative gestioni quali modifica, elimina, crea nuova azienda sono state tutte spostate sotto il link “Cambio azienda”. All’accesso al programma viene proposta l’ultima azienda sulla quale si stava operando.


Salvataggio e ripristino

In basso a destra troviamo la versione utilizzata e un link “Salvataggio” che permette di salvare i dati su un file compresso da copiare poi su un supporto esterno (chiavetta, cd, disco esterno, ecc...). La scelta “Ripristino” permette invece di caricare un salvataggio precedentemente effettuato.


Elenco documenti

La sezione in basso elenca alcune informazioni utili come ad esempio gli ultimi documenti emessi e le statistiche sul fatturato.

Per un utilizzo ancora più diretto ed immediato del menù principale, sono stati introdotti dei link che permettono, a seconda dei casi, di stampare, dettagliare o modificare le varie operazioni.

Una fattura può quindi essere stampata o inviata via mail direttamente dalla lista, oppure è possibile confermare un ordine da un preventivo in corso presente in elenco, con un semplice clic.
Molte operazioni quotidiane diventano ora più comode e veloci da svolgere grazie al nuovo menù di Mondo Abaco.

 

 

Gestione Incassi

 

La gestione incassi di Mondo Abaco permette di gestire le scadenze delle fatture emesse tramite la rilevazione degli incassi.

La lista che viene proposta all’accesso al programma presenta l’elenco delle fatture da incassare, ordinate per scadenza. Sulla destra dell’elenco troviamo i link “Incasso” o “Modifica” che permettono di registrare o modificare l’incasso di una determinata scadenza.

Le colonne “Saldato”, “Importo”, “Incassato” e “Da incassare” consentono di aver sotto mano la situazione delle singole scadenze.

 

Registrazione incassi

Tramite la form di registrazione incassi è possibile rilevare l’incasso o gli incassi riguardanti una singola scadenza. Ogni singola scadenza può avere incassi multipli. Si pensi ad esempio alla registrazione di un insoluto che riapre una scadenza e successivamente il relativo incasso.

Cliccando sul link incasso, il programma propone la registrazione dell’incasso totale. E’ possibile però intervenire sul flag “Saldato” e forzare un importo diverso. Nel caso di forzatura con un importo diverso dal totale verrà proposta automaticamente la differenza sotto forma di abbuono attivo o passivo.

I 2 campi successivi “Tipo incasso” e “Annotazione” sono facoltativi e permettono di segnalare la risorsa effettiva dell’incasso (es. contante, bancomat, bonifico, ricevuta bancaria, ecc...) e di annotare eventuali informazioni specifiche dell’incasso (es. assegno num. xxx del xx/xx/xxxx).

 

Estratto Conto

Il programma di estratto conto permette di elencare gli estratti conto per cliente con il totale dello scaduto.

La data richiesta nel campo “Visualizza lo scaduto al:” permette di elencare le scadenze da incassare fino ad alla data prescelta.

E’ presente inoltre un bottone di export su csv che consente di importare su excel o su altri sistemi compatibili i dati dell’estratto conto selezionato.

 

Invio sollecito

Il programma di invio sollecito permette di selezionare uno o più clienti per i quali esistono degli scaduti alla data prescelta.

Una volta selezionato il tipo di sollecito: “Avviso scadenza pagamento”, “Primo sollecito” e “Secondo sollecito”, occorre andare nella sezione “Layout” per personalizzare il testo da inviare ai clienti. N.B.: Il programma manterrà memoria del testo personalizzato per i prossimi invii, distinguando i diversi tipi di sollecito.

Il flag “Memorizza dati” permette di rilevare, per cliente, il tipo e la data dell’ultimo invio sollecito. Successivamente sarà quindi possibile selezionare i clienti ordinando per tipo e per data e decidere a quali clienti inviare i solleciti successivi.

La selezione del tipo pagamento può essere utile, ad esempio, per escludere la tipologia “Ricevuta bancaria” o, al contrario per selezionare solo quest’ultime per inviare un “Avviso” di scadenza della ricevuta bancaria.

 

Scadenzario

Lo scadenzario permette di avere sotto controllo il flusso degli incassi previsti.

I totali sono raggruppati per giorno con il relativo progressivo. Il tasto “+” permette di vedere nel dettaglio quali sono le scadenze prese in considerazione.

La selezione del tipo pagamento permette di ottenere uno scadenzario mirato ed un più preciso elenco, come ad esempio le ricevute bancarie in portafoglio.

 

Gestione Effetti

La gestione effetti produce il file CBI per il remote banking e la distinta effetti da consegnare in banca.

Una volta stabilito il periodo delle scadenze da visualizzare, premere sul bottone “Cerca scadenze”, verranno elencate tutte le scadenze di tipo “Ricevuta bancaria”.

La lista evidenzia eventuali codici ABI/CAB mancanti ed è possibile aggiornare l’anagrafica del cliente cliccando sul link “Inserisci”.

Selezionare, o caricare, la banca azienda presso cui presentare la distinta effetti e cliccare sul bottone “Genera effetti CBI”.

Il programma prepara un file chiamato “RIBA” che può essere trasmesso via remote banking.

Contemporaneamente alla generazione del file RIBA viene creata una stampa distinta che può essere utilizzata per la presentazione in banca degli effetti.

Viene proposto un numero distinta che non è vincolante e che può essere modificato.

La generazione effetti crea anche i relativi incassi delle scadenze passando il tipo incasso “Ricevuta bancaria” e la descrizione “Distinta effetti numero nnn del nn/nn/nnnn”.

Per eliminare una distinta effetti occorre entrare nel programma “Elimina incassi” (vedi sotto) e selezionare la data incasso e il tipo “Ricevuta bancaria”. A questo punto selezionare gli incassi da eliminare che hanno nel campo descrizione la data e il numero distinta da cancellare e procedere con l’eliminazione.

 

 

 

Genera Incassi (programma di utilità)

Il programma è stato ideato per consentire di aggiornare la situazione incassi delle proprie fatture da parte di coloro che attivano in un secondo tempo la gestione incassi. Può essere utilizzato, inoltre, per effettuare incassi di scadenze multiple. Si pensi ad esempio ad un incasso globale riferito al saldo di più scadenze di un determinato cliente. In tal caso sarà sufficiente operare tramite la selezione del cliente e selezionare le scadenze da saldare.

Il tipo incasso e l’annotazione (entrambi opzionali) saranno inserite su ogni scadenza selezionata.

 

Elimina Incassi (programma di utilità)

Questo programma permette di effettuare un cancellazione ricorsiva degli incassi registrati.

E’ utile ad esempio se si vuole eliminare una distinta effetti comprendente diverse scadenze. In tal caso sarà sufficiente selezionare la data della distinta effetti (che corrisponde alla data di incasso) e la tipologia di pagamento “Ricevuta bancaria”, l’elenco conterrà tutte le scadenze in questione con la possibilità di effettuare una selezione completa o parziale.

Alla fine dell’operazione, il programma riporterà a “No” il campo “Saldato” della scadenza.

 

come fare a …

- inserire un abbuono

nella lista gestione scadenze cliccare su “Incasso”

                                                                                             

Inserire poi nel campo importo un valore maggiore a quello da incassare:

                                                 

Verrà indicato in verde il totale dell’abbuono se questo è attivo. In caso contrario, l’abbuono passivo verrà indicato in rosso.

- gestire incassi multipli per cliente

Cliccare su “Genera incassi” nel menù principale della gestione scadenze

                                                                                                       

Selezionare le scadenze e cliccare su Salva.

- pagare una nota di credito

nella lista gestione scadenze cliccare su “Incasso”

                                                                                                                                               

Cliccare su salva nella gestione incasso per pagare la nota di credito

- incassare direttamente in emissione fatture

In emissione documento, cliccare su incassa nella sezione scadenze per registrare l’incasso della scadenza:

                                                       

- registrare un insoluto

per registrare un insoluto cliccare su “modifica” nella lista della gestione scadenze

                                                                                                                                               

Registrare poi un incasso con importo negativo e come annotazioni indicare “Insoluto”

 

- Esenzione IVA lettere d'intento: cliccare su tabelle-anagrafiche clienti. Selezionare nella sezione "esenzione IVA-Lettera d'indento" il codice IVA da utilizzare per l'esenzione. Verrà proposta la seguente dicitura che apparirà in stampa del documento:

"IVA non imponibile ai sensi dell'art. 8 c.1, lett. C DPR 633/72 come da Vs. Dichiarazione di Intento N° ..... del .........., da noi annotata nel Registro ..... al N° ..... del ..........". La dicitura deve essere personalizzata inserendo le informazioni ricevute dal cliente e i dati relativi alla registrazione sui propri registri.

In emissione documenti, quando viene richiamato il cliente, se è soggetto ad esenzione IVA, verrà proposto il codice IVA esente indicato in anagrafica cliente.

Stampando il documento, apparirà nel corpo la dicitura indicata in anagrafica cliente.

 

 

 

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Preventivi e Ordini

La gestione preventivi e ordini permette di predisporre offerte ai clienti con la possibilità di trasformare le offerte in ordini e successivamente gli ordini in fatture (o ddt).

Si possono emettere direttamente ordini a clienti senza avere emesso prima un preventivo.

L’interfaccia è simile alla gestione fatture ma con qualche accorgimento specifico che consente di gestire le diverse necessità legate alla gestione preventivi e ordini.

 

La testata

I tipi documenti sono 2: “Preventivo” e “Ordine”. Il preventivo può essere chiamato, in stampa, “Offerta” a seconda delle preferenze.

Il preventivo, una volta confermato, assume lo stato di “In corso” e può essere trasformato in “Confermato”, diventa cioè, al momento dell’accettazione da parte del cliente, una conferma d’ordine. Nel caso di preventivo rifiutato dal cliente si può cambiare lo stato da “In corso” a “Rifiutato”. In questo modo verranno gestite correttamente le statistiche sugli ordini.

Tutti i dati inseriti nel preventivo/ordine saranno utilizzati per il passaggio dei dati alla fatturazione. Si raccomanda quindi di inserire più dati possibili onde evitare di richiamare e modificare successivamente le fatture emesse da ordini.

 

Il corpo

Il corpo del documento si presenta in gran parte identico al corpo dell’emissione fatture, ma con l’aggiunta del campo “Consegne”. Tutti gli articoli caricati avranno la data consegna uguale alla data documento. Cliccare sulla ricerca consegne per gestire le date e le quantità da consegnare. Alla conferma del caricamento consegne il programma verifica che il totale delle consegne sia uguale alla quantità indicata sul rigo del corpo.

 

Layout

Una novità sostanziale della gestione preventivi e ordini e il layout che permette di personalizzare il testo da inserire nel preventivo.

Innanzi tutto troviamo la scelta del nome da dare al documento “Preventivo” o “Offerta”. I due termini sono sinonimi e possono essere utilizzati indifferentemente. E’ solo una questione di abitudine ed è legato anche al tipo di attività che svolge l’azienda.

I flags “Non stampare il numero documento”, “Non stampare totale imponibile e iva” e “Non stampare le consegne” permettono di ottenere un documento meno “informatico” e più simile ad una lettera scritta con un word processor qualsiasi. Il programma si ricorderà delle scelte effettuate quando si emetteranno i prossimi documenti.

Note di testata e note a piè di pagina permettono di personalizzare il documento con un testo specifico per il cliente. Nel caso fosse necessario memorizzare delle frasi ricorrenti (es. pagamento da concordare, i prezzi si intendono IVA esclusa, Distinti saluti, ecc...) e possibile cliccare sui bottoni sulla destra e inserire e/o richiamare le frasi ricorrenti.

 

Trasformazione preventivi in ordini

Programma di trasformazione preventivi dallo stato di “In corso” allo stato di “Confermato”. In pratica viene cambiata la tipologia dei preventivi selezionati in conferme d’ordine. L’ordine emesso genererà una movimentazione magazzino sul totalizzatore dell’impegnato da clienti.

E’ possibile selezionare l’operazione contraria: da ordine a preventivo.

 

Evadibilità ordini

L’esame evadibilità ordini permette di consultare la situazione degli ordini da evadere, elencandoli per articolo o per scadenza.

La visualizzazione per articolo elenca gli articoli per i quali ci sono ordini da evadere. Le colonne permettono di valutare agevolmente la situazione delle quantità da consegnare e, per chi utilizza il magazzino, le eventuali disponibilità o le quantità di approvvigionamenti.

Chi non utilizza il magazzino deve utilizzare questo programma fermandosi alla prima colonna “da consegnare” che propone il residuo da consegnare per ogni articolo.

La visualizzazione per scadenza permette di aver sotto controllo gli impegni assunti con i clienti raggruppati per scadenza consegna. Il dettaglio permette di vedere ogni singolo ordine nel suo dettaglio.

 

Statistiche

Oltre al programma di statistiche fatturato, troviamo il programma di statistiche dell’ordinato per periodo che raggruppa gli ordini per mese, con la possibilità di avere il dettaglio degli ordini inseriti.

Il rapporto conferma d’ordine su offerte permette di avere un quadro, totale o per cliente, del rapporto che intercorre tra le offerte in corso, confermate e rifiutate.

 

Import export ordini verso e da Mondo Abaco.

Dalla gestione ordini/utilità/import export è possibile esportare/importare ordini verso e da un altro pc con Mondo Abaco. In fase di import, viene ignorato il numero d'ordine importato e ne viene attribuito uno nuovo per mantenere le sequenza corretta dei numeratori.

 

come fare a …

- forzare l’evasione consegne

Cliccare sul menù “trasformazione ordini” nel menù principale di fatturazione.

                   

Su tipo operazione cliccare su evadi consegne e poi selezionare le consegne da evadere per le quali non verrà emessa nessuna fattura. Cliccare poi su salva.

- fatturare un ordine

Cliccare sul menù “trasformazione ordini” nel menù principale di fatturazione.

 

Selezionare le consegne da evadere e il tipo documento (fattura o ddt). Cliccare poi su crea fatture.

- trasformare un preventivo in conferma d’ordine

Cliccare su “trasformazione preventivi ordini” nel menù principale di preventivi e ordini.

Selezionare i preventivi da confermare e cliccare su crea documenti.

- cambiare lo stato preventivo da in corso a rifiutato

In emissione preventivo, nella sezione di testata del documento,  in basso a destra, cliccare su “rifiutato” per cambiare lo stato del preventivo.

 

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Magazzino

La lista principale di accesso alla gestione magazzino presenta l’elenco di tutti gli articoli con la relativa esistenza, ordinati per categoria merceologica.

Sulla destra troviamo uno schema riepilogativo delle informazioni principali dell’articolo selezionato. In praticolare sono evidenziati i 3 principali totalizzatori attorno ai quali gira l’intera gestione di magazzino: “Esistenza”, “Impegnato clienti” e “Ordinato a fornitori”. Con questi 3 totalizzatori possiamo ottenere la disponibilità immediata e futura degli articoli di magazzino.

In testa alla lista, alla destra del filtro di ricerca, abbiamo la selezione del tipo di visualizzazione che desideriamo vedere in lista: “Tutto”, con l’elenco di tutti gli articoli e relativa esistenza; “Sottoscorta”, che permette di elencare solo gli articoli che, rispetto all’esistenza, presentano un valore inferiore al minimo di scorta e “Da ordinare” che fornisce un quadro immediato degli articoli da riordinare. La quantità da riordinare prende in considerazione gli ordini clienti da evadere, gli ordini fornitori (merce da ricevere) e la scorta minima indicata in anagrafica articoli.

Lo schema di riepilogo articolo permette anche di avere altre informazioni utili alla gestione del magazzino come, ad esempio, i prezzi del listino di base al netto e al lordo dell’IVA, il prezzo medio di acquisto e l’ultimo prezzo di acquisto e un’immagine dell’articolo.

 

Articoli

Nel caricamento articoli sono presenti nuovi campi propedeutici alla gestione del magazzino:

Categoria merceologica: che permette raggruppare ei identificare rapidamente gli articoli in lista.

Tipo: Prodotto finito, Semilavorato, Materia Prima, Imballaggio, Lavorazione e fittizio. Questi campi sono importanti al fine di ottenere una valorizzazione di magazzino suddivisa per tipologia. I tipi “Lavorazione” e “Fittizio” non verranno presi considerazione nella valorizzazione di magazzino e nella gestione dei riordini e del sottoscorta.

Ubicazione: è un campo descrittivo libero per indicare l’esatta ubicazione dell’articolo in magazzino (es. scaffale 2 ripiano 3).

Fornitore abituale: Campo facoltativo che permette di proporre il fornitore abituale nella lista di riordino da stampare.

Produttore: Campo facoltativo dove è possibile inserire il nome della casa produttrice dell’articolo.

Scorta minima: Campo facoltativo che, se presente, verrà preso in considerazione per compilare la lista dei prodotti sottoscorta.

 

Prima nota di magazzino

Questo programma permette di inserire la movimentazione degli articoli di magazzino. Sono già preimpostate le tipologie di operazioni eseguibili:

Acquisti: aumenta l’esistenza e il prezzo di acquisto influenza la valorizzazione di magazzino

Acquisti da ordine: aumenta l’esistenza, il prezzo di acquisto influenza la valorizzazione di magazzino. Decrementa l’ordinato a fornitore.

Carico Magazzino: aumenta l’esistenza e il prezzo di acquisto influenza la valorizzazione di magazzino

Inventario: Propone i 3 totalizzatori (esistenza, impegnato cliente e ordinato fornitore) e il prezzo medio con i valori trovati alla data indicata. E’ possibile variare i valori proposti e salvando la registrazione i nuovi valori impostati saranno considerati come validi dalla data di inserimento in poi. Questa causale è utile almeno una volta a inizio anno, per un riporto corretto della situazione di magazzino sul nuovo anno. Ma può essere utilizzato ogni qualvolta si ritiene necessario sistemare situazioni di incoerenza riscontrati nei totalizzatori e nel prezzo medio. E’ inoltre utile per essere rapidamente operativi se si decide di utilizzare il programma di magazzino quando si sono già emesse delle fatture di vendita o ci sono già degli ordini in corso. Per una gestione più rapida dell’inventario, fare comunque riferimento al programma “Inventario” presente nella sezione “Utilità” del magazzino. Da qui è possibile sistemare tutti gli articoli con un’unica operazione.

Nota credito su vendite: aumenta l’esistenza

Ordine a fornitore: aumenta l’ordinato a fornitore

Ordine cliente: aumenta l’impegnato da cliente

Reso a fornitore: Decrementa l’esistenza

Scarico magazzino: Decrementa l’esistenza

Vendita: Decrementa l’esistenza

Vendita da ordine: Decrementa l’esistenza e decrementa l’impegnato da cliente.

 

Scheda di magazzino

La scheda di magazzino elenca e stampa tutti i movimenti caricati nel periodo impostato e per un determinato articolo.

La scheda evidenzia il tipo di operazione, la quantità e il prezzo. Sono presenti inoltre le colonne impegnato clienti e ordinato fornitori che permettono di consultare anche le movimentazioni che operano su detti totalizzatori.

Si ricorda che le operazioni elencate possono provenire sia dalla prima nota magazzino (es. carico, acquisto, inventario) sia dall’emissione ddt, fatture o ordini (es. Vendita, Vendita da ordini, ordine cliente, ecc...).

 

Valorizzazione di magazzino

E’ possibile valorizzare il magazzino al costo medio (solitamente utile al commercialista per valutare il costo delle rimanenze), costo ultimo e per uno dei listini presenti in anagrafica listini.

La valorizzazione può essere richiesta per tipologia (prodotti finiti, semilavorati, materie prime e imballaggi) e gli articoli sono elencati in ordine di categoria merceologica.

In basso a destra il “Totale valore di magazzino” permette di vedere l’importo calcolato per le tipologie selezionate.

 

Stampa movimenti

Si tratta di una stampa analitica dei movimenti di magazzino per periodo e in ordine cronologico. E’ assimilabile al libro giornale di magazzino. Si consiglia, prima di effettuare la stampa di organizzare le colonne secondo le proprie preferenze in quanto il programma stampa esattamente quello che si vede a video.

 

Inventario (programma di utilità)

Pure trovandosi nella sezione utilità del magazzino, si tratta di un programma di estrema importanza per la sua utilità e per le ripercussioni che produce sui totalizzatori e sui valori del magazzino.

Questo programma nasce per velocizzare le operazioni di inventario dei singoli articoli.

Per ogni articolo proposto il programma propone le quantità e il prezzo medio da riportare a nuovo. Ma, se si riscontrano delle differenze rispetto all’inventario fisico di magazzino, e’ possibile agire su ogni singolo valore per correggere eventuali incoerenze.

Dalla data inventario in poi, tutti i programmi di visualizzazione/gestione del magazzino faranno riferimento ai nuovi valori.

Questo programma andrebbe eseguito almeno una volta all’anno, in occasione dell’inventario fisico del magazzino. Ma può essere utilizzato anche in altre occasioni, quando si ritiene di dover intervenire sul magazzino in modo sostanziale.

L’inventario deve essere utilizzato la prima volta che si utilizza il magazzino, dopo aver caricato l’anagrafica degli articoli. Altro esempio è l’introduzione dell’utilizzo del magazzino quando già si utilizza il programma di fatturazione e/o gestione ordini.

L’inventario genera sempre un movimento di magazzino di tipo appunto “Inventario” che sarà evidenziato in rosso nella scheda di magazzino proprio per segnalare il fatto che le quantità e i valori ripartono dalla riga dell’inventario in poi.

 

Ricalcolo totalizzatori (programma di utilità)

Si tratta di un programma di utilità che permette di ricalcolare i totali dei totalizzatori del magazzino partendo dai movimenti di magazzino.

 

Elimina movimenti (programma di utilità)

Permette l’eliminazione ricorsiva dei movimenti di magazzino. Può essere utile ad esempio per stornare un inventario effettuato in una determinata data.

 

Gestione taglie e colori

Per attivare la gestione taglie e colori, attivare il flag "Gestione taglie e colori" presente nell'anagrafica articoli per tutti gli articoli per i quali si devono gestire le taglie e colori.

Nel menù tabelle della maschera anagrafiche articoli, è possibile inserire dei codici a barre secondari per taglia e colore.

 

Per inserire una nuova taglia o colore, nel menù utilità della maschera di emissione documenti o magazzino, cliccare su Taglie o Colori.

 

In emissiome documenti, se viene richiamato un articolo che ha attivo la gestione taglie e colori, appariranno nel corpo le colonne corrispondenti.

In ricerca documenti, verranno visualizzati gli articoli con taglie colori che sono stati movimentati nel magazzino. Se l'articolo non è mai stato movimentato, verrà visualizzato l'articolo senza taglia e colore, ma al momento della conferma del documento, verrà chiesto di indicare manualmente la taglia e il colore per quell'articolo.

 

 

In stampa documenti, verranno raggruppati gli articoli di tipo taglie colori in base all'ordinamento di inserimento.

 

Nella gestione magazzino, in presenza di taglie e colori, verranno visualizzate le colonne taglia e colore in tutte le gestioni. Ad esempio, nella prima nota magazzino, in caso di carico o scarico magazzino, verrà richiesto di inserire la taglia e il colore per l'articolo scelto.

 

Nell'inventario, per gli articoli soggetti a taglie e colori, verrà richiesta la taglia e colore per gli articoli che hanno attiva la gestione

Anche nella gestione della distinta base è presente la richiesta della taglia e del colore per i componenti che hanno abilitato la gestione.

 

 

Gestione lotti

Per attivare la gestione lotti, andare nella scelta "Lotti" presente nel magazzino e richiamare il programma "Archivio Lotti":

 

Per utilizzare i lotti, in tabelle-articoli, attivare il flag "Soggetto a lotti" per tutti gli articoli per i quali si devono gestire i lotti di produzione.

 

Caricare un lotto a magazzino

Per caricare un lotto a magazzino si usano i normali programmi di magazzino quali la Prima Nota di magazzino o il carico di un documento di entrata merce.

Se è attiva la gestione lotti nell'articolo che si sta trattando, verrà richiesto il codice lotto che si vuole caricare.

Scaricare un lotto dal magazzino

Allo stesso modo, per lo scarico si usano i normali programmi di magazzino quali la Prima Nota di magazzino o un qualunque documento di vendita (DDT, Fattura, ecc).

Anche in questo caso verrà richiesto il codice lotto di scarico.

Lo scarico del lotto avviene anche in emissione documenti di vendita. Se l'articolo è soggetto a lotti, sulla conferma del rigo apparirà la richiesta di inserimento del lotto. Per modificare il lotto cliccare con il tasto destro del rigo e selezionare "gestione lotto".

 

 

Sia in fase di carico che in fase di scarico il programma registra ogni movimento del lotto ed è in grado, tramite appositi programmi, di ricercare tutti i documenti e i movimenti che riguardano il lotto in questione.

I programmi per gestire i lotti sono presenti nel modulo magazzino e permettono di ottenere, rapidamente, la situazione lotti per articolo, la situazione articoli per lotto e la reperibilità lotti che elenca tutti i documenti che riguardano un singolo lotto, con le relative anagrafiche clienti/fornitori.

 

come fare a …

- Ricalcolare i totalizzatori di magazzino

Cliccare sul menù “ricalcolo totalizzatori” nel menù principale del magazzino.

                             

Selezionare gli articoli interessati oppure cliccare direttamente su ricalcolo.

 

 

- Visualizzare gli articoli sottoscorta e da riordinare

nella lista magazzino, cliccare su “sottoscorta “ per elencare gli articoli sottoscorta oppure cliccare su “da ordinare” per elencare gli articoli per i quali è necessario effettuare un riordino.

                                                                       

                                                                                                   

- Caricare un inventario in corso d’anno

- Valorizzare il magazzino al costo medio, al costo ultimo e per listino

 

Distinta base

 

Con la release 3.3 viene rilasciata la gestione distinta base.

Per attivare la gestione della distinta base, inserire negli articoli di magazzino i prodotti finiti e i componenti ed eseguire il programma "Gestione distinta base" presente nel magazzino.
Da qui è possibile richiamare un articolo di magazzino e associare i relativi componenti con le quantità. Il tipo di valorizzazione dei singoli componenti permetterà di calcolare il prezzo di carico del prodotto finito in prima nota magazzino.
Oltre al prezzo medio e al costo ultimo, è possibile valorizzare i componenti sulla base di un listino (ad esempio i costi standard possono essere gestiti con uno specifico listino "Costi standard").

In prima nota magazzino, richiamare la causale "Carico Distinta Base". Il programma proporrà l'elenco dei componenti e, sulla base della quantità prodotta, effettuerà il carico del prodotto finito e lo scarico dei singoli componenti. Il prezzo calcolato potrà essere modificato. Anche la lista dei componenti proposta in prima nota magazzino potrà essere modificata, inserendo nuovi componenti, togliendone altri, modificando le quantità, ecc... Le eventuali modifiche avranno effetto esclusivamente sull'operazione in corso.

"Analisi distinta base" è un programma che permette di verificare la quantità e il fabbisogno degli articoli da produrre.
Richiamando una distinta base verrà proposto il numero da produrre sulla base della data inserita e degli ordini clienti trovati.
Il campo "Quantità da produrre" può essere modificato anche manualmente.

Vendita al banco

Il modulo vendita al banco permette di gestire la vendita al dettaglio con l'utilizzo dei lettori barcode e l'emissione di scontrini fiscali tramite l'interfacciamento con il registratore di cassa.

Cliccando sul tipo documento "Vendita al banco", verrà subito proposto il corpo del documento con il cursore posizionato sull'inserimento del lettore barcode. Dopo aver inserito gli articoli cliccare su "Chiudi scontrino"

 

 

Nella maschera di riepilogo scontrino vengono riportati i totali per aliquota iva (reparti). Cliccare su totale da incassare per modificare l'incasso. Digitando l'importo dato, sotto verrà proposto il resto. Cliccare poi su scontrino per inviare i dati al registratore di cassa e poi cliccare su Ok per passare alla vendita successiva.

 

In caso di primo utilizzo del programma, cliccando su scontrino apparirà la scelta del proprio registratore di cassa. La funzione è richiamabile successivamente dal menù "utilità-configura registratore di cassa", dalla maschera di riepilogo scontrino.

 

Nella maschera di configurazione del registratore di cassa, selezionare il modello di registratore di cassa e le modalità di pagamento supportate. Non variare le altre opzioni se non si conoscono i parametri tecnici.

 

Prima di utilizzare il registratore di cassa è necessario impostare i reparti tramite il menù "tabelle-Codici IVA":

 

Per un corretto utilizzo del lettore barcode, inserire il codice a barre, la quantità predefinita e il prezzo nell'articolo:

 

Fatture acquisti

1 - Testata

Inserire la data registrazione, il protocollo, il tipo documento, il numero e la data fattura.

Inserire i dati del fornitore, oppure richiamarne uno già esistente tramite il pulsante cerca; richiamando un fornitore già esistente verrà proposto in automatico l'ultimo codice di pagamento del fornitore utilizzato. Nel caso fosse indicato un nuovo tipo di pagamento, verra' aperta la maschera di inserimento codici di pagamento.

E' possibile indicare delle note nella testata della registrazione.

2 - Dettaglio/Riepilogo

Nel dettaglio sono richiesti i campi dei righi della fattura riferiti alle informazioni iva e al conto di costo:

Imponibile, Codice IVA, Importo Iva, Conto di Costo, Annotazione.

E’ previsto inoltre un campo “Forzatura IVA” che permette di intervenire sul campo IVA calcolato per gestire i casi di arrotondamenti non coincidenti con l’IVA esposta in fattura acquisto.

Occorre prestare attenzione al fatto che, nel caso di utilizzo della forzatura IVA, il ricalcolo non sarà più effettuato, anche in caso di modifica dell’imponibile o di cambio codice IVA.

Gli importi richiesti possono essere inseriti con il segno meno, per gestire i casi in cui è necessario inserire valori negativi (arrotondamenti, acconti, cauzioni, ritenute, ecc...)

Il conto di costo è richiamabile da un elenco conti, non è obbligatorio ma è utile ai fini statistici e può essere utilizzato per fornire i dati degli acquisti al commercialista che gestisce la contabilità.

Si consiglia di predisporre preventivamente un elenco di costi (ad esempio: merci conto acquisti, cancelleria, materiale di consumo, spese telefoniche, energia elettrica, consulenze, ecc...).

Bottone “Richiama DEM”

Nella barra in basso del corpo, è presente il bottone “Richiama DEM” che viene attivato automaticamente se, per il fornitore richiamato, sono presenti documenti di entrata merce. Sono elencati i righi dei documenti di entrata merce e, se selezionati, il corpo della fattura verrà compilato automaticamente, raggruppato per codice Iva e per conto di costo.

Caricamento righi

Usare il tasto TAB per spostarsi tra le celle, usare il tasto INVIO per creare una nuova riga; in alternativa usare il tasto destro del mouse oppure i bottoni "inserisci rigo" e "elimina rigo" nella barra degli strumenti. Utilizzando i bottoni sposta su-sposta giù è possibile cambiare l'ordine delle righe inserite. Se si inserisce un rigo compilando solo il campo annotazione, questo sarà considerato come rigo "Descrittivo", un campo libero che svincola i controlli sugli altri campi..

Riepilogo

Nel riepilogo viene riportato il castelletto IVA, il totale imponibile, il totale imposta, il totale documento e il riepilogo per conti di costo.

3 - Scadenze

Nella sezione scadenze sono elencate le scadenze costruite in base al codice di pagamento selezionato. E' possibile forzare le scadenze e modificarle.

Una volta completato l'inserimento premere il bottone salva per salvare il documento

4 - Modifica documento

Cliccando sul bottone "trova" verranno elencati i documenti in ordine decrescente di emissione con la possibilita' di filtrarli tramite la ricerca. Selezionare il documento e fare doppio click o premere OK per modificare il documento. Premere poi sul tasto salva per confermare le modifiche o sul tasto elimina per eliminare il documento.

5 - Elenco fatture di acquisto

La lista delle fatture di acquisto permette di visualizzare e di stampare un elenco delle registrazione con selezione per periodo. Se non si seleziona il fornitore, è possibile ottenere l’elenco delle fatture di tutti i fornitori presenti in archivio.

Richiesta Preventivi, Ordini a Fornitori ed Entrata Merce

La testata

I tipi documenti sono 3: Richiesta Preventivo”, Ordine a Fornitore” e Entrata Merce”. Il preventivo può essere rinominato, in stampa, “Richiesta Offerta” o “Richiesta Preventivo” a seconda delle preferenze.

La richiesta preventivo, una volta confermata, assume lo stato di In corso” e può essere trasformato in Confermato”, diventa cioè, al momento dell’accettazione da parte dell’azienda, un ordine confermato al fornitore. Tramite il campo Indentificativo”, presente nella testata degli ordini, è possibile gestire un gruppo di richieste preventivi a fornitori diversi. In questo caso, il programma di trasformazione preventivi in ordini, se si seleziona un determinato identificativo, consentirà di cambiare lo stato preventivo da “In corso” a “Accettato” per il preventivo accettato e “Rifiutato” per tutti gli altri preventivi riferiti all’identificativo.

Questa gestione permette di ottenere statistiche corrette sui fornitori, fornendo un elenco di preventivi distinti tra rifiutati e accettati.

Tutti i dati inseriti nel preventivo/ordine saranno utilizzati per il passaggio dei dati al documento di entrata merce. Si raccomanda quindi di inserire più dati possibili onde evitare di richiamare e modificare successivamente il documento di entrata merce.

 

Il corpo

Il corpo del documento si presenta in gran parte identico al corpo dell’emissione fatture, ma con l’aggiunta del campo “Consegne”. Tutti gli articoli caricati avranno la data consegna uguale alla data documento. Cliccare sulla ricerca consegne per gestire le date e le quantità da consegnare. Alla conferma del caricamento consegne il programma verifica che il totale delle consegne sia uguale alla quantità indicata sul rigo del corpo.

 

Layout

Il layout che permette di personalizzare il testo da inserire nel preventivo.

Innanzi tutto troviamo la scelta del nome da dare al documento Richiesta Preventivo” o Richiesta Offerta”. I due termini sono sinonimi e possono essere utilizzati indifferentemente. E’ solo una questione di abitudine ed è legato anche al tipo di attività che svolge l’azienda.

I flags Non stampare il numero documento”, “Non stampare totali”, “Non stampare le consegne”, “Non stampare prezzie Non stampare codice articolo” permettono di ottenere un documento meno “informatico” e più simile ad una lettera scritta con un word processor. Il programma si ricorderà delle scelte effettuate quando si emetteranno i prossimi documenti.

Note di testata e note a piè di pagina permettono di personalizzare il documento con un testo specifico per il fornitore. Nel caso fosse necessario memorizzare delle frasi ricorrenti (es. pagamento da concordare, i prezzi si intendono IVA esclusa, Distinti saluti, ecc...) e possibile cliccare sui bottoni sulla destra e inserire e/o richiamare le frasi ricorrenti.

 

Trasformazione richieste preventivi in ordini a fornitore

Programma di trasformazione preventivi dallo stato di “In corso” allo stato di “Confermato”. In pratica viene cambiata la tipologia dei preventivi selezionati in conferme d’ordine. L’ordine emesso genererà una movimentazione magazzino sul totalizzatore dell’ordinato a fornitori.

E’ possibile selezionare l’operazione contraria: da ordine a richiesta preventivo.

 

Analisi ordini a fornitori

Permette di consultare la situazione degli ordini a fornitori, elencandoli per articolo o per scadenza.

La visualizzazione per articolo elenca gli articoli per i quali ci sono ordini da ricevere. Le colonne permettono di valutare agevolmente la situazione delle quantità in arrivo e, per chi utilizza il magazzino, le eventuali disponibilità o le quantità di approvvigionamenti.

La visualizzazione per scadenza permette di aver sotto controllo gli impegni assunti dai fornitori raggruppati per scadenza consegna. Il dettaglio permette di vedere ogni singolo ordine nel suo dettaglio.

 

Statistiche

Le statistiche degli acquisti sono:

Acquistato per periodo: Fatture acquisti registrate, suddivise per mese con il totale e il dettaglio delle singole registrazioni.

Statistiche costi: Elenco dei costi raggruppati per conto. E’ possibile esportare il risultato della ricerca su excel.

Fatture Fornitori: Elenco delle fatture raggruppate per fornitore, con il totale e il dettaglio delle singole registrazioni.

Gestione pagamenti

 

La gestione pagamenti di Mondo Abaco permette di gestire le scadenze delle fatture acquisti tramite la rilevazione dei pagamenti.

La lista che viene proposta all’accesso al programma presenta l’elenco delle fatture da pagare, ordinate per scadenza. Sulla destra dell’elenco troviamo i link “Pagamento” o “Modifica” che permettono di registrare o modificare il pagamento di una determinata scadenza.

Le colonne “Saldato”, “Importo”, “Pagato” e “Da pagare” consentono di aver sotto mano la situazione delle singole scadenze.

 

Registrazione pagamenti

Tramite la form di registrazione pagamenti è possibile rilevare il pagamento o i pagamenti riguardanti una singola scadenza. Ogni singola scadenza può avere pagamenti multipli. Si pensi ad esempio alla registrazione di pagamento parziale di una scadenza e successivamente il relativo saldo.

Cliccando sul link pagamento, il programma propone la registrazione del pagamento totale. E’ possibile però intervenire sul flag “Saldato” e forzare un importo diverso. Nel caso di forzatura con un importo diverso dal totale verrà proposta automaticamente la differenza sotto forma di abbuono attivo o passivo.

I 2 campi successivi “Tipo pagamento” e “Annotazione” sono facoltativi e permettono di segnalare la risorsa effettiva del pagamento (es. contante, bancomat, bonifico, ricevuta bancaria, ecc...) e di annotare eventuali informazioni specifiche del pagamento effettuato (es. assegno num. xxx del xx/xx/xxxx).

 

Estratto Conto

Il programma di estratto conto permette di elencare gli estratti conto per fornitore con il totale dello scaduto.

La data richiesta nel campo “Visualizza lo scaduto al:” permette di elencare le scadenze da pagare fino alla data prescelta.

E’ presente inoltre un bottone di export su csv che consente di importare su excel o su altri sistemi compatibili i dati dell’estratto conto selezionato.

 

Scadenzario

Lo scadenzario permette di avere sotto controllo il flusso dei pagamenti previsti.

I totali sono raggruppati per giorno con il relativo progressivo. Il tasto “+” permette di vedere nel dettaglio quali sono le scadenze prese in considerazione.

La selezione del tipo pagamento permette di ottenere uno scadenzario mirato ed un più preciso elenco, come ad esempio i bonifici in scadenza.

 

Gestione bonifici

La gestione bonifici produce il file CBI per il remote banking e la distinta dei bonifici.

Una volta stabilito il periodo delle scadenze da visualizzare, premere sul bottone “Cerca scadenze”, verranno elencate tutte le scadenze con tipo pagamento “Bonifico bancario”.

La lista evidenzia eventuali codici ABI/CAB e IBAN mancanti ed è possibile aggiornare l’anagrafica del cliente cliccando sul link “Inserisci”.

Selezionare, o caricare, la banca azienda presso cui presentare la distinta bonifici e cliccare sul bottone “Genera file CBI bonifici”.

Il programma prepara un file chiamato “BONIFICI” che può essere trasmesso via remote banking.

Contemporaneamente alla generazione del file BONIFICI viene creata una stampa distinta.

Viene proposto un numero distinta che non è vincolante e che può essere modificato.

La generazione bonifici crea anche i relativi pagamenti delle scadenze passando il tipo pagamento “Bonifico” e la descrizione “Distinta bonifici numero nnn del nn/nn/nnnn”.

Per eliminare una distinta bonifici occorre entrare nel programma “Elimina pagamenti” (vedi sotto) e selezionare la data pagamento e il tipo “Bonifico”. A questo punto selezionare i pagamenti da eliminare che hanno nel campo descrizione la data e il numero distinta da cancellare e procedere con l’eliminazione.

 

Genera Pagamenti (programma di utilità)

Il programma è stato ideato per consentire di aggiornare la situazione pagamenti delle fatture fornitori da parte di coloro che attivano in un secondo tempo la gestione pagamenti. Può essere utilizzato, inoltre, per effettuare pagamenti di scadenze multiple. Si pensi ad esempio ad un pagamento globale riferito al saldo di più scadenze di un determinato fornitore. In tal caso sarà sufficiente operare tramite la selezione del fornitore e selezionare le scadenze da pagare.

Il tipo pagamento e l’annotazione (entrambi opzionali) saranno inserite su ogni scadenza selezionata.

 

Elimina Pagamenti (programma di utilità)

Questo programma permette di effettuare un cancellazione ricorsiva dei pagamenti registrati.

E’ utile ad esempio se si vuole eliminare una distinta bonifici comprendente diverse scadenze. In tal caso sarà sufficiente selezionare la data della distinta bonifici (che corrisponde alla data di pagamento) e la tipologia di pagamento “Bonifico”, l’elenco conterrà tutte le scadenze in questione con la possibilità di effettuare una selezione completa o parziale.

Alla fine dell’operazione, il programma riporterà a “No” il campo “Saldato” della scadenza.

 

Prima nota cassa/banca

La gestione della prima nota cassa e banca è abilitata per le versioni "Professional" ma si possono effettuare delle prove anche con le altre versioni, con un numero limitato di accessi.
Sono proposti i conti di base "010CASSA" e "020BANCA" ma è possibile aggiungere altri conti per gestire più casse e più banche.


Lista Cassa/Banca:
La lista proposta elenca tutti i movimenti di entrata e uscita. Sono presenti anche i movimenti storici inseriti tramite i programmi di incasso e pagamento delle fatture vendite e acquisto.
Per visualizzare la situazione di un solo conto, selezionare il conto nell'apposito campo. Il flag "Visualizza il saldo precedente" permette di decidere se visualizzare l'elenco includendo o meno l'eventuale saldo precedente alla data di inizio consultazione. Questo flag influenzerà anche il saldo finale.
Il campo "Filtro" permette visualizzare gruppi di operazioni omogenee (es. nome di un cliente, tipo operazione, ecc...) e di effettuare ricerche mirate per parole o importi (es. ricerca per importo incassato o pagato).
La lista include un programma di stampa e un programma di export per Excel.


Sostituzione Conti:
In fase di conversione, sono stati creati i movimenti di prima nota prelevando le informazioni presenti negli incassi e pagamenti. In particolare sono stati associati al conto "010CASSA" gli incassi e pagamenti effettuati per cassa e al conto "020BANCA" gli incassi e pagamenti effettuati con assegno, bonifico e ricevute bancarie.
Questo programma di utilità permette di modificare i conti utilizzati associando ad esempio i movimenti a eventuali nuovi conti inseriti.


Inserisci:
Gli incassi e i pagamenti delle fatture vanno gestiti direttamente dai relativi programmi di incasso fatture e pagamento fatture acquisto, avendo cura di valorizzare il campo "Conto".
Nel caso invece di operazioni che non fanno riferimento a fatture, è possibile inserire, con questo programma, le operazioni di entrata o uscita (es. spese varie non fatturate, interessi bancari, spese bancarie, ecc...). E' previsto anche un tipo operazione "Giroconto" dove inserire, con un'unica operazione, un passaggio di fondi da un conto ad un altro.